El aumento de la competitividad en todas las organizaciones, sectores y mercados, ha condicionado a las empresas a orientarse a resultados en los mejores términos de efectividad y eficacia y a la utilización de herramientas y metodologías que contribuyen a la mejora y que finalmente hacen que se mejoren los resultados económicos y financieros de los negocios.

Con estas nuevas directrices marcadas por el entorno, alrededor de los años 80 se forja un nuevo enfoque denominado Seis Sigma sobre el que se van a desplegar una serie de conceptos como ahorro, procesos, simplificación, medición, implicación y participación de las personas, mejora en la cuenta de resultados, etc. Estos términos aparecen siempre que se menciona la metodología Seis Sigma.

Seis Sigma se orienta a la obtención de reducción de costes, aumento de la Calidad de los productos y reducción y optimización de los tiempos de ciclo, combatiendo la variabilidad de los procesos con un enfoque estadístico y otro organizativo.
Esta metodología se diferencia de otras existentes en la actualidad en la obtención de resultados asociados a la reducción de costes y a la mejora del rendimiento de los procesos, a la vez que se provoca un cambio cultural en la organización, siendo aplicable tanto a procesos de tipo productivo, logístico, como a otros de tipo transaccional o de tipo administrativo. 

¿QUÉ ES 6s?

De forma tradicional el objetivo de los programas de mejora de la calidad ha sido eliminar los problemas de calidad existentes en las Organizaciones, trabajando de forma reactiva y sin que exista un programa estructurados de mejora.

Además, en las organizaciones en las que se comenzaba un programa de mejora no existía, en general, unas responsabilidades para la mejora claramente asignadas.

Seis Sigma no se considera como un programa que impacta en un único resultado y que sólo se desarrolla sobre un aspecto clave para la organización. Cuando pretendemos definir Seis Sigma podemos considerar que:

• Es una iniciativa para desarrollar la calidad
• Es un enfoque sistemático para reducir los defectos de los procesos que afectan a lo que es crítico para el cliente
• Es un filosofía y una metodología para eliminar el desperdicio, mejorar la calidad, el coste y el tiempo de ciclo de cualquier tipo de proceso
• Es una medida de capacidad de proceso: Comparación de la variabilidad del proceso con las especificaciones

Seis Sigma se centra en el aumento de la rentabilidad, a pesar de que la mejora de la calidad y del rendimiento de los procesos es algo inmediato en las organizaciones que implantan la metodología Seis Sigma.

Además, podemos decir que con Seis Sigma se consiguen cambios importantes en el área transaccional y se refuerza la necesidad de procesos, datos y control; impulsando a la organización a centrarse en los requerimientos del cliente, a atacar a las causas raíz y a eliminar la mentalidad de gestión tipo Silo.

Por otro lado Seis Sigma puede provocar un cambio que transforme la cultura de la organización a través del cambio de comportamientos y de la incorporación de la “experiencia” de los clientes a la actividad de la organización.

En resumen, Seis Sigma es una metodología de mejora que integra las siguientes características:

• Liderazgo y compromiso de la dirección
• Se centra en el cliente y en sus necesidades
• Visión operativa de empresa: centrada en procesos multifuncionales
• Proyectos ligados a objetivos del negocio
• Enfoque sistemático. Proceso bien definido con un mensaje simple, consistente y estructurado
• Resultados: procesos y financieros
• Mantenimiento de las ganancias, estandarización e institucionalización
• Permite mejorar radicalmente la capacidad de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, reduciendo drásticamente los costes de la calidad.

En la metodología Seis Sigma hay varias variables que afectan al éxito de los resultados, pero sin duda podemos mencionara como críticas las siguientes:

 Buen proceso de identificación
 Proyecto bien seleccionado
 Proyecto bien definido
 Liderazgo comprometido
 Responsable del proyecto formado y apoyado
 Equipo bien seleccionado y entrenado

SELECCIÓN DE PROYECTOS

Pero, sin duda, uno de los aspectos esenciales en la aplicación de la metodología Seis Sigma es realizar una buena selección de proyectos, sobre todo en la medida en la que se trata de una metodología que está firmemente vinculada al la visión estratégica. El ideal es que todos los proyectos de mejora seleccionados estén vinculados a las áreas clave de la gestión y que se prioricen en función del valor aportado y del esfuerzo requerido. Además, los buenos proyectos deben tener un objetivo de innovación y creatividad asociados.

La recomendación es que el portfolio de proyectos seleccionados de forma anual y que ya ha sido consensuado por el equipo sea revisado con cierta frecuencia en el año (cada 4 meses) y que se incorporen nuevos proyectos generados desde las funciones más operativas.
No podemos perder de vista que debemos identificar los proyectos con un alto impacto para los clientes y de valor financiero para la organización. Podemos recomendar el siguiente listado de acciones:

• Detectar proyectos vinculados a la estrategia, con un buen retorno financiero y que de respuesta a los requisitos de los clientes
• Utilizar análisis financieros y operacionales para validar las hipótesis de partida
• Definir un sistema estructurado para priorizar considerando las mayores oportunidades de impacto
• Determinar el impacto financiero en términos de beneficio neto
• Recoger siempre los requisitos de los clientes
• Determinar el esfuerzo para desarrollar el proyecto y los recursos asociados
• Contemplar el tiempo necesario para materializar los beneficios
• Considerar otros factores como riesgo

El proceso que se sigue es el siguiente:

• Desarrollo de las áreas clave de competencia sobre las que se van a desarrollar los proyectos
• Realizar una tormenta de ideas con posibles proyectos
• Priorizar y categorizar una lista inicial de proyectos e ideas, una vez que las ideas de proyecto han sido recogidas, es necesario que sean evaluadas y priorizadas. Utilizar el Diagrama de Impacto y Esfuerzo permite discriminar proyectos que se pueden comparar en una escala similar.
• Realizar un mayor análisis en los proyectos con mayor potencial
• Priorizar una lista final de proyectos

Podemos continuar afirmando que Seis Sigma es una metodología que se basa en: Centrarse en lo importante, Medir y reducir variación, Liderazgo y organización, Metodología y herramientas

LOS PASOS EN LA METODOLOGÍA

La metodología Seis Sigma se soporta sobre cinco fases conocidas como el ciclo DMAMC.

Definir: Definir las características críticas de calidad y los procesos asociados que contribuyen a los problemas funcionales, así como seleccionar los proyectos a abordar y los componentes del equipo.
Medir: Establecer las características aplicables al proyecto y realizar un plan de medida, así como realizar la validación del sistema de medida.
Analizar: Medir la capacidad de cada proceso, las características críticas de calidad (CTQ) y el rendimiento, así como identificar las posibles fuentes de variación.
Mejorar: Analizar los datos para evaluar las tendencias, e identificar las relaciones causa efecto en los procesos y desarrollar la prueba piloto que valide la solución propuesta.
Controlar: Establecer un plan de control de forma que se asegure la correcta implantación de las soluciones propuestas y posteriormente controlar las variables del proceso que pueden afectar al mismo.

De forma muy sistemática las actividades a desarrollar son las siguientes:

DEFINIR:

Identificar a los Clientes
Análisis de Datos del Cliente – CTQ
Definir la situación de partida
Definir los objetivos
DAFO del proyecto
Identificar el proceso asociado

MEDIR:

Seleccionar la CTQ
Definir Métricas
Toma de Datos

ANALIZAR:

Establecer la Capacidad del Proceso
Definir Objetivo de Rendimiento
Identificar las fuentes de variación

MEJORAR:

Discriminar causas potenciales
Descubrir relaciones entre variables y soluciones
Establecer tolerancias y llevar a cabo prueba piloto

CONTROLAR:

Validar el sistema de Medida
Determinar la Capacidad del proceso
Control de Proceso
Cierre de Proyecto

Pero las claves de la metodología no sólo pasan por estas etapas sino que además hace falta la gente adecuada para poder desarrollarlas. Seis Sigma necesita de una estructura en la organización que interrelacione los diferentes niveles, tanto jerárquicos como funcionales. En caso contrario las empresas nunca alcanzarán los niveles de calidad deseados. Pero las organizaciones que mejoran sus procesos y además comparten las mejores prácticas y las “lecciones aprendidas”, integran y estandarizan las maneras de hacer en la gestión y convierten el capital intelectual en capital estructural de la organización.