El sector de la Sanidad es susceptible, como cualquier otro, de los beneficios de las prácticas Lean.

En este artículo te mostraré cuáles son los beneficios y cómo adoptar líneas de desarrollo que te permitirán mejorar los servicios hacia los pacientes a la vez que obtienes mejores resultados y se fortalecen los sistemas en tu organización.

¿Qué Gerente o Director que se precie no desearía reducir de inmediato los despilfarros, aumentar los beneficios a la vez que se mejora el servicio, el rendimiento y las competencias de su equipo? ¿No le daría esto una enorme ventaja competitiva? Vamos a descubrir cómo conseguirlo.

Como hemos comentado en alguna ocasión, el pensamiento Lean y las prácticas asociadas implican la reducción de los despilfarros, la reducción de tiempo, minoración de esfuerzo y mejora de costes al tiempo que perfeccionan la calidad de los productos y servicios hacia una mejor satisfacción del cliente. Sus prácticas son consideradas como las mejores prácticas empresariales globales; especialmente a la luz de la reciente recesión mundial y tras las iniciativas globales hacia cero emisiones en todo el planeta, donde los Sistemas de Producción Lean & Green se han convertido en el nuevo paradigma de la excelencia en la generación y entrega de valor para las empresas más competitivas a nivel mundial, hecho que se suma a la necesidad milenaria de disponer de sistemas racionalizados y procesos optimizados.

Actualmente existe una brecha entre la literatura y el conocimiento conceptual con la práctica y aplicación real de la metodología Lean en Organizaciones de Servicios , en particular en el Sector Sanitario, que requieren del manejo de un conjunto de herramientas y estrategias para asegurar el control de los gastos, se eviten rendimientos infructuosos y no se tengan Clientes (y Pacientes) insatisfechos.

Las prácticas Lean se describen como calidad del producto y del servicio, confiabilidad, velocidad y eficacia de coste desde la visión del Cliente. Organizaciones como Toyota Y General Eléctric, se orientaron hacia las estrategias Lean que generan más ingresos con menos recursos. La oportunidad esta no solo en Sanidad, ya que en Organizaciones prestadoras de servicios (hoteles, restauración, turismo… ) son también especialmente propensos a las tareas que no agregan valor y a la generación de despilfarro en el esfuerzo, el tiempo, los recursos y el coste.

EL PENSAMIENTO LEAN
o LAS VENTAJAS LEAN
o LOS FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO DE UN PROCESO LEAN EN SANIDAD
o LAS RAZONES DEL FRACASO LEAN
o ¿ES EL LEAN UN SISTEMA DE REDUCCIÓN DE COSTES?
o EL PAPEL DEL LIDERAZGO EN UN PROCESO LEAN
o LAS 6 PRINCIPALES VENTAJAS DE APLICACIÓN DE LEAN HEALTCARE
1. Implanta una estrategia efectiva
2. Mantiene la satisfacción del paciente / cliente
3. Crea un valor diferencial para las personas a través de procesos eficientes.
4. Asegura la eficiencia de los procesos
5. Mejora la productividad
6. Desarrolla ventajas competitivas que garanticen los compromisos

o LOS 5 DESAFIOS para la implantación de LEAN HEALTCARE
1. Dar a conocer las prácticas Lean y las implicaciones de su puesta en marcha.
2. Implantación de una Estrategia Lean
3. Mejorar la percepción de los empleados
4. Hacer visibles las ineficiencias y despilfarros
5. Evitar la destrucción de valor

Las economías abiertas y la feroz rivalidad global son apremiantes para muchas organizaciones donde se debe prestar una mayor atención a los costes y aumentar la eficiencia operacional.
El pensamiento Lean como estrategia de gestión lo podemos definir como “todas las herramientas, técnicas y prácticas organizativas destinadas a reducir los despilfarros y aumentar la productividad”. La estrategia Lean Management se ha popularizado debido a su simplicidad y aplicabilidad en una amplia gama de sectores, y la práctica Lean también se considera ya como una estrategia de mejora operativa.
Sin embargo, la percepción de los empleados y directivos pueden diferir dependiendo de la visión a corto o a largo plazo de la estrategia de implementación y los resultados obtenidos.
Los desperdicios ocultos y típicos son tiempos muertos de los equipos, reanudación tras las interrupciones, tiempo de preparación largos, falta de interacción entre procesos, ,… y la gestión de estos despilfarros invisibles presenta un importante desafío de gestión Sanitaria, en el que las practicas Lean pertinentes y aplicables a cualquier proceso que se convertirá en la reducción de Pendientes de Cita, Demoras, y Reprogramaciones. ¿Te imaginas?

LAS VENTAJAS LEAN

Las ventajas de emplear prácticas Lean son, fundamentalmente, la mejora continua en los procesos de la organización, especialmente en las prácticas operacionales, y el aumento de eficiencia en la cadena de prestación del servicio que conduce a la creación de valor para los Pacientes. Esto implica un esfuerzo continuo en la eliminación de aquellas actividades que no agregan valor al proceso asistencial o no asistencial, así como la creación de beneficios que atraerá a los Clientes / Pacientes.


LOS FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO DE UN PROCESO LEAN EN SANIDAD


A pesar de los grandes éxitos en algunas organizaciones y la popularidad generalizada de Lean como estrategia empresarial, su tasa de fracasos ha sido tan alta como el 90% de los casos investigados, ya que la comprensión deficiente del contexto organizativo es un factor que contribuye a la implementación Lean insostenible.
La puesta en práctica de Lean conlleva una colección de factores críticos de éxito (FCE), que pueden llevar al éxito o fracaso del programa Lean. Estos FCE se dan tanto en la cultura de la Organización como en el liderazgo así como en los planes de implantación, en los que la existencia o no de una oficina de promoción interna que esté encargada de conseguir que los interesados estén a bordo puede ser fundamental.
Aunque siempre se asegura lo contrario, no tenemos muy claro que las herramientas puedan ser aplicadas de forma indiscriminada. Por lo tanto, las herramientas pueden ser adecuadas o no en función de la situación y de los contextos organizacionales, pues los diferentes contextos organizacionales pueden necesitar diferentes herramientas lean, que, combinados con factores críticos de éxito específicos, pueden requerir otras aplicaciones, como el apoyo en formación y entrenamiento, o en facilitar la toma de decisiones, lo que permitirá una resolución de problemas rápida y en consecuencia una efectiva mejora de los procesos.

LAS RAZONES DEL FRACASO LEAN

Hay muchas razones que se consideran como causantes del fracaso, llamando fracaso a la no sostenibilidad del sistema implantado. Por ejemplo:
• la falta de gestión de conocimiento sobre la metodología
• la Resistencia al cambio del equipo.
• la errónea creencia que equipara el Lean a una táctica cuyo único fin es la reducción de costes y el aumento de la carga de trabajo para el equipo, siendo esta ultima la más importante.


¿ES EL LEAN UN SISTEMA DE REDUCCIÓN DE COSTES?

Como decíamos, esta es una de las causas del fracaso de la implementación de un sistema Lean. Esta percepción en el empleado y sindicatos, junto con la equivocada idea de que el sistema Lean no puede aplicarse en un entorno sanitario, son un foco de resistencia al cambio. Ser conscientes que esta metodología surge en el seno de la industria automovilística hace a muchos pensar que solo es válida para este sector y, nada más lejos de la realidad. Sin embargo, que la implementación de Lean en la atención médica a menudo sea apoyada por Consultores de la Industria, cuyo conocimiento del contexto de la atención médica es limitado, , genera reacciones negativas del personal.
El pensamiento Lean no debe confundirse con la reducción de costes, ya que su énfasis está en la reducción de despilfarro o eliminación de gastos superfluos en los procesos operativos. El respeto de la Organización hacia las personas y la importancia de la dimensión humana en la implementación y el mantenimiento de la estrategia Lean fue el punto culminante de la iniciativa de la mejora de la cadena de valor de Toyota y lo será en cualquier proceso de implementación en cualquier empresa o sector.


EL PAPEL DEL LIDERAZGO EN UN PROCESO LEAN

Es un error poner el énfasis en las herramientas Lean más que en los aspectos humanos y organizativos, tales como la mejora continua, la gestión del cambio, la construcción de la cultura y el respeto a las personas, pues, sin duda alguna en ello radica el reto. El ejercicio de un liderazgo ético, la construcción de una cultura de búsqueda de la perfección, así como la construcción de relaciones entre clientes y proveedores internos y externos es crucial. Por ello, no tendremos éxito si este proceso es fruto de una decisión unilateral, aplicada en sentido vertical y sin el adecuado proceso de comunicación con el equipo.
Sin embargo, los problemas de las personas son amplios y complicados, lo que hace el papel de liderazgo de vital importancia. Sugerencias prácticas incluyen la participación de un alto ejecutivo responsable de la implementación Lean, apoyados y guiados por un facilitador experimentado. Además, la implicación de los profesionales de Recursos Humanos debe provocar un cambio de cultura Lean en el conjunto de la organización.
Debido a la alta tasa de fracaso de Lean en la fabricación fundamento en las razones antes expuestas, los investigadores y consultores lean están cambiando cada vez más su enfoque a los aspectos humanos, que incluyen el aprendizaje organizacional, la construcción de la cultura y la gestión del cambio de forma efectiva.
En el sector sanidad he constatado que una combinación de amplia participación y formación profesional para los empleados que se enfrentan a la atención, así como una cadena de valor de servicio coordinada, han sido vitales para el éxito de la sostenibilidad de proyectos Lean.

En el sector sanidad he constatado que una combinación de amplia participación y formación profesional para los empleados que se enfrentan a la atención, así como una cadena de valor de servicio coordinada, han sido vitales para el éxito

La piedra angular de Lean Healthcare es desarrollar una cultura en la que el personal esté capacitado y se motive para hacer mejoras. El personal sanitario debe centrarse no solo en atender a los pacientes, sino también en encontrar mejores formas de cuidarlos mejor. Sin embargo, las actividades como el desarrollo de una cultura y el empoderamiento de las personas para la mejora continua a menudo se descuidan.
• Al implementar la metodología en la atención médica, se debe prestar atención a la asignación de tiempo y recursos y a la creación de estructuras de apoyo con mayores responsabilidades y autoridad para los empleados, a una comunicación bidireccional, trabajo en equipo y reuniones de mejora regulares y frecuentes.

LAS 6 PRINCIPALES VENTAJAS DE APLICACIÓN DE LEAN HEALTCARE

Podemos identificar seis ventajas asociadas a poner en práctica Lean en el Sector Sanitario como las principales:
1. Implanta una estrategia efectiva
Lean facilita la implantación efectiva y aterrizada de la estrategia de la organización ya que:
• Provoca la identificación de factores críticos de éxito para la mejora continua de los sistemas.
• Facilita el despliegue en prácticas simples fácilmente implementables.
• Incorpora las herramientas adecuadas que simplifican el proceso.

2. Mantiene la satisfacción del paciente / cliente
Lean se estructura a través de la generación de valor para el cliente pues:
• Define una orientación clara para crear beneficios para el paciente.
• Sitúa al Cliente en el centro de la Organización.
• Establece el compromiso integral de todos los profesionales.

3. Crea un valor diferencial para las personas a través de procesos eficientes.
Tener respeto por las personas es uno de los principios sobre los que se articula la implantación de Lean Thinking. Trabajar en procesos eficientes facilita el trabajo de los profesionales y provoca:
• Control de los costes.
• Reducción del despilfarro.
• Un claro impacto en Resultados.

4. Asegura la eficiencia de los procesos
Los Procesos son el eje sobre el que se articula la mejora y la Estandarización de procedimientos operativos, facilita el control y la reducción del despilfarro a la vez que se desarrolla la:
• Mejora de la capacitación de las personas.
• Comunicación y Participación.
• Optimización de las actividades.

5. Mejora la productividad
Si queremos ser mejores en la prestación del servicio y dotar de mayor velocidad al sistema para tener menos esperas para el paciente tendremos que plantearnos este desafío de forma constante para:
• Mejorar la calidad del Servicio y de la Prestación.
• Provocar la reducción de la Variabilidad.
• Identificar mejora de resultados de los procesos.

6. Desarrolla ventajas competitivas que garanticen los compromisos
Mejorar las capacidades de la Organización y diferenciar la oferta de servicios basada en las necesidades de los clientes y de los pacientes es una ventaja que además en el Sector Sanitario implica:
• Capitalización del conocimiento.
• Gestión global de la cadena de valor.

Las ventajas de la aplicación Lean en el sector Sanitario parten de la mejora de la Eficiencia Operativa de sus organizaciones a través de la mejora en la creación de valor, lo que resulta en un aumento de los beneficios y experiencia mejorada para los pacientes.

LOS 5 DESAFIOS para la implantación de LEAN HEALTCARE

Podemos identificar cinco desafíos de las prácticas Lean a través de los proyectos realizados en el Sanidad y en Administración:

1. Dar a conocer las prácticas Lean y las implicaciones de su puesta en marcha.
El primer desafío da respuesta a la falta de conocimiento de la gestión de los principios, beneficios y prácticas lean. Se trata de dar respuesta a través de la utilización de las siguientes palancas en la organización para inducir mejoras en los procesos:
• Mejorar continuamente eliminando el despilfarro.
• Estandarización e implantación de prácticas simples para el uso diario.
• Estrategia Lean de fácil implantación.
• Identificación de otros factores críticos de éxito.
• Selección y utilización de las herramientas más eficaces y eficientes.

2. Implantación de una Estrategia Lean
El segundo desafío nace por que las Organizaciones normalmente no incorporan en su estrategia de gestión una estrategia Lean.
Este desafío dará respuesta a implantar Lean en procesos operacionales y facilitara tener una gestión integrada de los mismos.

3. Mejorar la percepción de los empleados
En el proceso de implantación debemos provocar el respeto a los profesionales, dejando un espacio para el aprendizaje y el error en la implantación de la metodología. La implantación genera resistencia al cambio, mejoras en los procesos y sistemas operativos donde la visión a corto plazo no siempre permite identificar las mejoras a largo plazo.
Ya hemos comentado que hace falta un liderazgo claro que permita la incorporación y mantenimiento de este nuevo enfoque en la organización.

4. Hacer visibles las ineficiencias y despilfarros
Hay que hacer visible el despilfarro que habitualmente se esconde en los procesos administrativos y en los flujos de información.
Hay que identificar el despilfarro invisible y los movimientos innecesarios, que junto con los tiempos de inactividad nos darán los primeros indicios para iniciar la búsqueda de oportunidades con la óptica Lean.

5. Evitar la destrucción de valor
Cuando hemos identificado las oportunidades de mejora que dan respuesta a los despilfarros habituales del sector, a veces surge la incapacidad organizativa para eliminar las causas raíz que no generan valor
Evitar la destrucción de valor es el desafío fundamental a la hora de beneficiarse de las ventajas que nos da la implantación de Lean en Sanidad.
El enfoque tradicional en los profesionales de la salud, donde la autonomía clínica y las habilidades profesionales han sido los principios de la atención al paciente, ahora se complementan con la mejora de los procesos y el trabajo en equipo.
La orientación hacia evitar interrupciones del flujo y el trabajo en equipo han contribuido a aumentar la identidad de la tarea para los profesionales.
La implementación de la metodología Lean implica que los empleados tengan mayor responsabilidad para mejorar y administrar las actividades diarias. Esta es la principal aportación a la hora de realizar el proyecto de despliegue en Sanidad.
Y tu, ¿perteneces al sector y habéis intentado implementar un sistema Lean? Me encantaría conocer tu experiencia. ¡Cúentanos en los comentarios!