El enfoque a la acción
Un aspecto fundamental y muy innovador de la metodología Lean es su enfoque a la acción. Este aspecto prácticamente nunca fue puesto en relieve en su debida forma y eso explica en gran parte el predominante número de fracasos en las aplicaciones del Sistema.
El enfoque a la acción en Lean tiene dos bases que podemos definir “revolucionarias”:
· El “ver” como base para la acción
· La rapidez en la acción
Estas dos bases están integradas estrechamente entre ellas A estas dos bases Lean ha asociado dos instrumentos, tan importantes como descuidados hasta tiempos recientes: el Mapa del Flujo del Valor y la Semana Kaizen. Vamos a comentar el Mapa de Flujo de valor en un entorno Lean Office.
Mapa de flujo de valor en Lean Office
La Organización Lean centra sus esfuerzos en eliminar las actividades adicionales de no valor ( muda) del sistema identificando el flujo de valor como la clave para crear el valor al cliente. Una vez estructurado el orden lógico de las actividades y el valor de las mismas, será más fácil comprender los procesos que añaden el valor al cliente y realmente cuales no. En las actividades adicionales de no valor, podemos diferenciar aquellas que no son imprescinbles y las que si lo son. Disponer de las actividades ordenadas es un buen punto de partida para empezar a poner en práctica Lean.
Las oficinas desarrollan procesos de soporte en la mayoría de las ocasiones, por lo que en un contexto manufacturero todas las personas de la oficina deberían estar involucradas directamente o indirectamente. Una oficina lean debe ser considerada como una parte del flujo de valor ya que el requisito del cliente vinculado a satisfacción llega más allá de la fabricación; este sentido las oficinas tiene un papel clave. Cuando la gestión se realiza por los flujos de valor, cada persona en una oficina pertenece en al menos un flujo de valor. En el guión ideal cada persona en una oficina debe estar sólo en un flujo de valor para hacer el flujo de valor perfecto. Pero en el aspecto práctico la naturaleza y la calidad del trabajo pueden ser de forma que se trabajo en dos o mas flujos de valor simultáneamente, lo que dificulta la identificación del muda.
¿Qué es el flujo de valor?
La finalidad última de cualquier tipo de organización es crear “valor” para los clientes.
El estudio de cómo “fluye” el valor antes de llegar a un cliente, es el punto comienzo para realizar las mejoras.
El “Flujo del Valor” es el conjunto de acciones o actividades (con mayor o menor valor añadido) normalmente
necesarias para producir un producto/servicio a través de un flujo, desde el comienzo del proceso hasta su entrega al cliente.
Para reducir los despilfarros y mejorar la calidad es necesario intervenir en este flujo.
Su representación gráfica es el Mapa del Flujo del Valor.
Este Mapa se realiza en dos fases:
a) siguiendo “gráficamente” el producto/servicio cómo fluye hacia el estado actual, y tomando nota de cada fase que permite llegar al usuario del servicio.
b) representando el estado futuro de la forma en que quisiéramos que el valor fluyera, eliminando los despilfarros existentes en el estado actual.
De tal forma se consigue el Mapa del Estado Actual y del Estado Futuro. Estos dos mapas tienen una función innovadora y esencial ya que:
- · Ayudan a ver el Flujo, y no sólo cada una de las actividades
- · Individualizan los despilfarros y sus causas
- · Proporcionan un lenguaje común a cada nivel de la organización
- · Visualizan los efectos de las mejoras pensadas para implementar el Flujo
- · Constituyen la base de un plan de acciones
El instrumento Mapa del Flujo del Valor se basa en los principios siguientes.
· El punto de llegada debe ser el Flujo
El objetivo del Sistema es el de alcanzar un flujo continuo que va desde la primera fase con la que empiezan las actividades del Valor que llega al cliente, con el despilfarro mínimo, el menor tiempo de traslado y la mejor calidad.
· El Flujo de Actividades debe integrarse con el Flujo de la Información
Normalmente estamos acostumbrados a considerar solo el flujo del producto/servicio. En realidad existe siempre otro flujo, el de las informaciones, que indica en cada fase cómo, cuánto y cuándo proceder. Los dos flujos son las dos caras de la misma moneda, y el Mapa del Flujo del Valor los integra de manera excelente
Es muy importante tener presente que el Mapa del Flujo del Valor del Estado Actual se traza:
· estando presente en el área de las operaciones, donde tiene lugar el proceso
· volviendo a recorrer personalmente el Flujo del Valor, las veces necesarias para cazar el muda.
· basándose más en lo que se ve, y no en las informaciones que se declaren.
Los datos útiles a recoger dependen del tipo de proceso que se esté estudiando y de qué estado futuro se entrevea. Después de hacer un mapeo de algunos estados actuales y futuros, se consigue la experiencia necesaria para identificar de inmediato los datos que se necesitan en las diversas situaciones.
Un grupo de colaboradores internos construyen los dos Mapas del Flujo del Valor, en principio bajo la guía de un experto de la metodología Lean, y se realizan con papel y lápiz en pocos días (5/7).