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Calidad en el Sector Agroalimentario

La búsqueda de una definición para el término Calidad ha sido una tarea a la que se entregaron entusiastamente los expertos que  lideraron la Filosofía de la Calidad Total. Actualmente, se tiende a asociar el concepto de Calidad con la capacidad de un producto o servicio para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Esta orientación al cliente está extendiéndose rápidamente en el sector agroalimentario. Pero a medida que las empresas agroalimentarias comienzan a gestionar la Calidad adoptando la satisfacción de los clientes y de los consumidores finales como su meta prioritaria, no tardan en darse cuenta de que dicha satisfacción depende de una multitud de atributos de sus productos y de un proceso complejo en el que las expectativas y las experiencias de clientes y consumidores finales
interaccionan y juegan un papel determinante

 

EL CONCEPTO DE CALIDAD

Se suele afirmar que hay tantas definiciones de calidad como expertos en el campo de la calidad. Ya que algunos de estos expertos han alcanzado la venerable condición de gurús, sus definiciones son repetidas una y otra vez como si de un mantra se tratase. En este contexto, podemos encuadrar cualquiera de las definiciones en una de estas dos categorías o grupos:

 

 

1- las que se pueden sintetizar en “calidad es cumplir con las especificaciones” y representan un punto de vista interno de la organización orientado a la gestión de procesos

2-las que se pueden condensar en la expresión “calidad es satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes” y representan una visión más global en la que la orientación al cliente se transforma en una de las claves de la competitividad de las empresas.

Posiblemente, se trate de dos categorías que, en lugar de ser mutuamente excluyentes, sean complementarias y constituyan una representación de la necesidad que tienen las empresas de interiorizar los deseos de los clientes traduciéndolos a un lenguaje que sea operativo desde el punto de vista de la gestión de procesos. En principio, podríamos sentirnos satisfechos con este primer intento de síntesis.

Pero siempre hay alguien dispuesto a poner en tela de juicio la solidez de este tipo de ejercicios de estilo. La primera categoría de definiciones tiene un punto débil muy evidente: si una organización se equivoca al establecer las especificaciones, al traducir los deseos de sus clientes en límites de tolerancia para la variabilidad de sus procesos, podemos tener empresas que consideran que sus procesos que han alcanzado un nivel de rendimiento próximo al ideal de cero defectos, cuando, en realidad, están labrando metódicamente las bases de su fracaso (Straker, 2001a). En el otro extremo, podemos tener empresas que han conseguido satisfacer plenamente las necesidades y expectativas de sus clientes, dar al cliente todo lo que el cliente quiere.

Esta situación idílica se desvanece rápidamente si la empresa está teniendo pérdidas a causa del coste que le ha supuesto a la empresa alcanzarla (Straker, 2001a). Estas críticas nos sugieren que el planteamiento inicial es insuficiente. Straker (2001a) propone una nueva definición: Calidad quiere decir comprender y optimizar el conjunto del sistema de intercambio de valor. En definitiva, para sobrevivir a largo plazo una empresa tiene que generar valor para todos los grupos de interés (clientes, proveedores, empleados, accionistas, consumidores finales, la sociedad, la administración pública en sus distintos niveles), en la medida en que cada uno de ellos lo están requiriendo, con el fin de que sigan confiando en la empresa, de que sigan contribuyendo a su supervivencia y a su éxito Un número todavía pequeño, pero que está creciendo rápidamente, están aplicando técnicas avanzadas de mejora de procesos como las metodologías Seis Sigma y Lean.

 La medición de expectativas y satisfacción de los clientes o los estudios sobre la percepción de los consumidores ofrecen posibilidades de mejorar el conocimiento sobre las principales demandas de valor de los grupos de interés clave para el éxito y la supervivencia de las empresas. Todo ello responde a la percepción que, cada vez con mayor intensidad, tienen las empresas agroalimentarias de la Unión Europea de que los rápidos cambios que están produciendo en su entorno requieren una serie de iniciativas estratégicas que les permitan adaptarse a ellos para seguir siendo competitivas.

 

EL CONCEPTO DE CALIDAD ALIMENTARIA

 

Diversos autores han tratado de definir los atributos o dimensiones que son más relevantes para la percepción de calidad de un producto (Garvin, 1984) o servicio (Evans y Lindsay, 1996). Luning et al. (2002) han propuesto una serie de dimensiones que son especialmente relevantes para el caso de los alimentos. Algunos de estos atributos de calidad son intrínsecos (características físicas y organolépticas del producto, seguridad, caducidad, fiabilidad), mientras que otros son extrínsecos (precio, imagen de marca, punto de venta, información en la etiqueta). Estos últimos pueden tener una notable influencia en la calidad percibida.

 

La influencia que tienen las propiedades organolépticas de los productos alimentarios sobre las preferencias de los consumidores supone una dificultad añadida para conocer su percepción sobre la calidad de los productos. En los últimos años, se está extendiendo la utilización de los paneles de consumidores y de las técnicas hedónicas de análisis sensorial como herramientas de investigación de mercado en el sector alimentario. En el caso de algunos productos, como los vinos de calidad, segmentos de consumidores cada vez más amplios se van volviendo especialmente exigentes sobre la su Calidad organoléptica y van adquiriendo la capacidad de valorar dicha Calidad. Como veremos en el último artículo de esta serie, la aplicación de la Función del Despliegue de Calidad para incorporar las preferencias de los consumidores en el proceso de desarrollo de nuevos productos alimentarios está requiriendo la modificación de dicha herramienta para tener en cuenta los aspectos organolépticos.

Hay que destacar asimismo la importancia creciente de la seguridad alimentaria. Como también veremos en otros dos artículos de esta serie, los modelos de evaluación cuantitativa de los riesgos alimentarios o la utilización de técnicas de Control Estadístico de Proceso puede contribuir al desarrollo de sistemas APPCC más eficaces, que permitan el aseguramiento de los elevados niveles de seguridad alimentaria que están intentando alcanzar tanto los operadores de las cadenas alimentarias como las autoridades de la Unión Europea La calidad percibida es otro aspecto especialmente relevante porque los consumidores pueden adoptar actitudes intensamente emocionales en lo que se refiere a los alimentos.

 

LA CALIDAD PERCIBIDA DE LOS PRODUCTOS ALIMENTARIOS: UN MODELO CONCEPTUAL

 

Van Trijp y Steenkamp (1998) desarrollaron un modelo conceptual que combinaba las expectativas previas a la compra de un producto y las experiencias durante su consumo, para explicar el comportamiento de los consumidores. De acuerdo con este modelo, la percepción sobre la calidad se forma, de una manera dinámica, en dos momentos diferentes.

Al comprar el producto, los consumidores se forman unas expectativas sobre su calidad. Después de consumir el producto, se forman una percepción sobre su calidad real basada en su experiencia de consumo y en el contraste entre sus expectativas y dicha experiencia. Mientras que las expectativas sobre la calidad del producto tendrían una influencia considerable sobre las decisiones de elección de un producto que toman los consumidores, la experiencia de su calidad es importante en la decisión de volver a adquirir el producto. En este modelo, se asume que la formación de las expectativas de calidad puede estar afectada por una serie de pistas de calidad.

Estas pistas son una serie de informaciones que los consumidores pueden verificar a través de sus sentidos con anterioridad al consumo del producto. Las pistas intrínsecas son aquellas que forman parte del producto físico como el color, el tamaño o la apariencia. Las pistas extrínsecas están relacionadas con el producto pero no forman parte de él, como el precio, la marca o el nombre del comercio. Los estudios sobre el comportamiento del consumidor sugieren que estas pistas influyen sobre las expectativas de calidad y que las pistas intrínsecas suelen tener una mayor influencia que las extrínsecas (Luning et al., 2002).

 

En lo que se refiere a la experiencia de la calidad del producto, ésta está influida por dos tipos de atributos:

1.Atributos cuya percepción requiere el consumo del alimento, como el sabor, el aroma, la textura, etc. Estos atributos han sido denominados atributos de calidad basados en la experiencia de consumo.

2.Atributos que no pueden ser verificados mediante la experiencia personal del consumidor, como la ausencia de aditivos, las propiedades saludables del producto o la consideración de producto ecológico.

 

Hay que tener en cuenta también la posible influencia de las características de los sistemas de producción. La elección de un producto alimentario se puede ver influida por el hecho de que los alimentos se hayan producido ecológicamente o según métodos de producción tradicionales que algunos consideran más respetuosos con el medio ambiente y con el bienestar animal.

Este modelo conceptual pone de manifiesto la complejidad del proceso de formación de la percepción de los consumidores. Sin embargo, estos modelos están siendo muy útiles para el desarrollo de estudios experimentales sobre el comportamiento de los consumidores y sobre sus percepciones sobre el valor de los alimentos que pueden contribuir a mejorar el conocimiento de los requisitos y expectativas de un grupo de interés clave para el éxito y la supervivencia de las empresas de Sector de la Alimentación.

 

CLAVES PARA TENER ÉXITO

Juan Torrubiano 07 gYo estoy convencido de que hay que tener la actitud y un sincero interés en su equipo, en su bienestar, en hacer las cosas de la mejor forma posible, en sus ansiedades y problemas a la hora de ejecutar su trabajo, resolviendo problemas concretos a las personas , aprendiendo, estableciendo objetivos, midiendo el proceso, etc. Es esto lo que inspira a las personas. Naturalmente hay un límite en el grado de soporte individual que se puede ofrecer a las personas, los directivos tienen mas de una persona en sus equipos. Pero si no se tiene el interés, se corre el riesgo de perder todos los esfuerzos para ser una organización Lean.

Para tener exito en el camino, los empleados deben estar muy involucrados en asumir las nuevas destrezas y las responsabilidades que están asociadas al cambio.

 

Cuando se pretende realizar una trasnformación con sentido de urgencia en la Organización hay cinco elementos clave que voy a comentar brevemente.

1. Cultura de la organización

2. Sistemas de recompensa de rendimiento

3. Sistemas de medición de rendimiento

4. La organización de personal , y

5. Procesos de dirección de cambio

1. Cultura de la organización

Cuando se quiere realizar una transformación urgente y con orientación a la metodología Lean desde la cultura de la organización, debe orientarse hacia un liderazgo que permita aflorar el mejor rendimiento en las personas y responder rápidamente para poder cambiar.  Una cultura lean puede ser definida a través de los siguientes elementos:

    • una visión compartida entre todos los empleados
    • un estilo de liderazgo de participativo
    • trabajo en equipo
    • abierto a comunicaciones verticales y horizontales
    • ambiente de colaboración
    • trabajadores experimentados
    • trabajadores con poder de decisión
    • beneficios compartidos

Este estilo incluye a empleados en el proceso de toma de decisiones.

Incorporar al trabajo a empleados concedores y formados, y diestros en las tareas, permite que ellos se integren mejor en el equipo y facilita que un Director tome las mejores decisiones.

2. Sistemas de recompensa de rendimiento

La organización orientada al trabajo en equipo estructura un sistema organizativo y de recompensa basado en el rendimiento del equipo mas que en los esfuerzos individuales.

El compartir los beneficios es una forma de orientar la retribución de las organizaciones de alto rendimiento que están basadas en el trabajo en equipo. El beneficio que implica compartir los planes, cuando se diseñan correctamente, sin duda puede contribuir a la motivación del empleado y a desarrollar su participación sobre la base de las mejoras en los resultados de explotación de una organización.

Los planes relacionan los objetivos de los trabajadores con los objetivos de la organización y cuando el plan es implantado apropiadamente, las organizaciones pueden esperar que las mejoras en el sistema se desarrollen con mas garantías de éxito.

Cuando una organización presenta resultados sobre trabajo en equipo , ahorros en coste, aceptación al cambio, satisfacción de los empleados se revela que los resultados son mejores si:

    • Los trabajadores disponen de objetivos específicos
    • Los objetivos son percibidos como alcanzables por los trabajadores
    • La medición es objetiva, se despliega a diferentes niveles y es visible
    • Se diferencia la recompensa del alto rendimiento de la de los méritos individuales
    • Se establecen incentivos para facilitar la colaboración del equipo hacia la consecución de objetivos
    • Recompensa rendimiento organizativo alto

3. Sistemas de medición de rendimiento

 Uno de los elementos mas críticos en el desarrollo Organizacional en el entorno Lean está habitualmente alineado con el establecimiento de métricas de rendimiento sobre las que se soporta el reconocimiento tanto individual como de equipo, ya que son las métricas de rendimiento las que definen las expectativas.

Para un sistema basado en el rendimiento y en el trabajo eficaz las mediciones deben ser habituales y visibles a todos. Las métricas de rendimiento deben ser uniformes a lo largo de todos los equipos, y deben estar alineadas con objetivos de la Organización de forma vertical.

Las métricas importantes del equipo deben estar establecidas y tenemos que tener en cuenta algunos aspectos:

    • Un patrón de rendimiento de equipo debe estar relacionado con el patrón de rendimiento del conjunto de la Organización.
    • Debe concentrarse en el lo que el equipo puede conseguir.
    • Las mediciones deben ser visibles, preferentemente a todos los miembros del equipo, las tendencias durante un período deben ser analizadas y todos los miembros del equipo deben estar involucrados en la medición y además relacionando la medición individual con los logros globales del equipo.
    • El patrón de rendimiento debe concentrarse en el lo que la persona puede directamente aportar, dándole la retroalimentación frecuente e impulsando la evaluación de resultados obtenidos.

4. Organizaciones de personal

El tipo de Organizacion basado en “unidades de proceso” con equipos funcionales y flexibles ha sido exitoso en las puestas en práctica de fabricación Lean en los EE.UU. desde el 1980’s cuando se estaba diseñando y desarrollando células y equipos autonomos. La idea de incrementar las destreza de operadores permitiendo que ellos efectúen las funciones dentro de un equipo autónomo ha mejorado el rendimiento y la satisfacción del trabajador. Esto es por qué los equipos son unos de los componentes básicos básicos de la Organización Lean.

La flexibilidad añade otra dimensión a las capacidades del personal de una Organización, no sólo es útil para que los trabajadores en este tipo de organización puedan funcionar sobre diferente áreas de gestión, dando la flexibilidad necesaria de recursos a Directores de un entorno Lean , si no que también permite que se dirija una operación con menos esfuerzo .

En una cultura de trasformación, las decisiones se pueden llevar a cabo por mandos y supervisores. Los trabajadores son responsables de su propio rendimiento, y tienen el privilegio de determinar cómo hacer las mejoras. Los empleados se sienten responsables no sólo para hacer un trabajo, sino también para hacer el mejor trabajo de la organización en su conjunto.

El trabajador en un entorno lean resuelve los problemas de forma proactiva y ayuda a planificar cómo conseguir cosas y luego las hace. En segundo lugar, los equipos trabajan en conjunto para mejorar su rendimiento continuamente, consiguiendo más altos niveles de productividad.

En general, los trabajadores sienten como su trabajo marca la diferencia, son responsables de sus resultados, son parte del equipo, pueden usar sus talentos y habilidades, tienen control sobre cómo hacen su trabajo, y toman la iniciativa.

Un lugar de trabajo donde se dota de responsabilidades y de capacidad de resolución de problemas es un lugar donde los equipos de personas trabajan en colaboración para lograr un trabajo bien hecho. Esto es muy diferente del lugar de trabajo competitivo tradicional, donde cada empleado de forma individual está en una competencia con otros para conseguir resultados.

 

5. Procesos de dirección de cambio

Tal y como empezamos este artículo, la posesión más importante de cualquier compañía son sus recursos humanos.

Para ser competitivas, las compañías tienen que estar en un estado constante de mejora. Tenemos que ser conscientes de que el cambio no se realizará de forma exitosa si las personas que están afectadas por el cambio no están involucradas. Las personas son la organización, y pueden ayudar definir el esfuerzo asociado al cambio y que debe estar integrado en toda la organización.

Para dirigir el cambio en un entorno Lean Office hay que considerar al menos:

    • Identificar la necesidad y crear un sentido de la urgencia, después comuníquelo a la totalidad de la organización desarrolle y comunique una visión y un plan para la nueva organización Lean y considere en ello a todos los grupos de interés
    • Cree un comité directivo Lean para supervisar la iniciativa
    • Diagnostique el estado de preparación para el cambio de la organización
    • Forme y entrene a todo el personal , incluido el equipo de dirección
    • Desarrolle e implante los sietemas de medición de rendimiento
    • Desarrolle un plan de implantación detallado
    • No sea voluntarista y provea recursos suficientes para lograr la visión ( muchas veces con dejar tiempo para que se hagan las cosas es suficiente, no tiene que ser recurso económico)
    • Alinee la cultura, los sistemas de reconocimiento, los sistemas de medición de rendimiento, y la organización de personal con el enfoque Lean
    • Celebre y transmita el éxito

 

Para terminar… resolvamos problemas concretos.

Después de todo estamos hablando – como en una Urgencia Hospitalaria-  de coordinar la organización, equipos y recursos y  de una forma coordinada.

No busquemos en la crisis las excusas para por ejemplo un excesivo nivel de rotación o un sistemático incumplimiento de objetivos y aspiraciones en las Organizaciones.

El desarrollo Organizativo

Estoy cada vez mas convencido de que habitualmente se comete el error de omitir en las puestas en práctica de Lean Office los aspectos de desarrollo organizativo, incluyendo un proceso de gestión del cambio que alinea la cultura, los sistemas de medición del rendimiento, sistemas de retribución y la organización de personal. Cuando se realiza, sin embargo, aumentan enormemente las oportunidades de una puesta en práctica exitosa para conseguir altos rendimientos en la Organización a traves de la metodología Lean.

 

 

Introducción

Si las personas son todo para una organización, ¿que importancia se le da al proceso de selección para incorporar a las personas adecuadas, formarlas y ayudar a que mantengan las habilidades para desarrollar sus trabajos?

Muchas organizaciones tienen a veces una rotación de personal ” indeseable e inesperada”  ¿por que es esto? ¿por que las personas abandonan la organización?

¿Es por que ellos están preparados y con deseo de ser transferidos a otras áreas o promocionados y la organización no tiene oportunidades para ellos? O estan abandonando la organización por que no estan dando un rendimiento de acuerdo con el estándar?, o ¿ellos no tienen el sentimiento de tener una retribución relacionada con su rendimiento o sus logros?, o ¿nunca han tenido un compromiso personal con una carrera exitosa en su Organización?

Liderazgo puede ser definido de la forma mas sencilla como “ influencia en las personas  para conseguir los objetivos deseados”, pero en primer lugar se debe encontrar a las personas adecuadas. Después hay que enseñarles que y como tienen que hacer las cosas. Después hay que brindarles la posibilidad de tener una buena propuesta de acciones que les permita alcanzar sus objetivos. Por último se debe asegurar que ellos se mantienen en la dirección adecuada para conseguir los objetivos de acuerdo con el plan. Este es el papel del liderazgo en la gestion.

En la transformación hacia Lean, especialmente Lean Office es fundamental considerar el DESARROLLO ORGANIZATIVO (recordemos que la organización lean se vincula a una estrategia de operaciones orientada a conseguir la mayor eficiencia eliminando despilfarro).

Ante un proceso de cambio, muchas veces no se reconoce que se requiere un enfoque estructurado a largo plazo que debe ser consecuente a lo largo de toda la organización. Muchos gestores del cambio dejan de desarrollar el plan, no monitorizan el cambio, no lo comunican adecuadamente, y termina por no implantarse. En ausencia de estos elementos, la implantación de Lean Office puede sufrir carencias por no tener empleados con el interés suficiente y que no quieran adoptar esas iniciativas de la Organización.

Los fundamentos del proceso de cambio hacia la Organización Lean.

La Organización Lean está opuesta directamente a los enfoques tradicionales de trabajo que se caracterizan por lotes de trabajo grandes, las existencias / inventarios  altos, etc.

En el proceso de cambio desde un ambiente tradicional a estructura de trabajo lean los aspectos culturales y la resistencia al cambio aparecen rápidamente. Un programa de cambio dirigido es imprescindible para acompañar el esfuerzo relizado en la transformación.

Pero convertirse en una organización lean de talla mundial requiere superar la apatía organizativa. Hay que considerar que actividades que ahora se desarrollan, no son las mas adecuadas desde el punto de vista de la gestión y que a la vez en ocasiones no nos preocupamos de la formación, de disminuir burocracia, de estructurar los mejores sistemas de involucración, motivación y desarrollo profesonal. En la transición para convertirse en Lean las organizaciones tienen que ser flexibles. Las líneas de comunicacion tienen que ser abiertas. Las barreras entre departamentos tienen que ser desmontadas, y hay que poner fin a los argumentos del tipo «Lo hemos hecho así siempre». 

Lean Office. De acuerdo , reconozco que puedo mejorar , …. Pero ¿Doctor el cambio duele?

La idea de despilfarro , los principios Lean y las prácticas asociadas son aplicables a todos los sectores de las diferentes Organizaciones de igual  forma. Lo que varia es la estrategía de puesta en practica y las herramientas lean aplicables. La principal diferencia que aparece en un entorno administrativo es la dificultad en ver que trabajo está esperando, cual está en proceso y cual está terminado, mientras que en un proceso manufacturero es sencillo identificar la materia prima, el producto en proceso de fabricación y el terminado. Tenemos que preguntarnos ¿cual es la materia prima en el proceso administrativo? ¿cuales son los documentos en espera? ¿qué es producto terminado? ¿cuál es la demanda?….

 

Doctor, ¿esto duele?

Lean es un sistema lleno de desafíos. Desafía la existencia de despilfarros y de ineficiencias en los sistemas. Desafía los modelos de pensamiento tradicional de las personas. Desafía las antiguas técnicas de la fabricación.

A la mayoría de las personas , inicialmente no les atrae implantar Lean Manufacturing. No quieren hacer esto debido a una razón simple. Implantar Lean duele en cualquier organización. Es como una operación hecha a un paciente. El dolor no puede ser evitado.

¿Por qué Lean duele? Lean descubre los problemas que son encubiertos con inventarios, retrasos  y otra serie de trabajos adicionales. Nadie “quiere saber” los problemas que tienen en sus sistemas. Los quita de sus propias zonas de confort y los pone en otras o los aculta. Así que por qué poner el esfuerzo en hacer  algo que a priori resulta incómodo.

Si no se lucha por la eficiencia , por eliminar el despilfarro no hay dolor, pero los daños a largo plazo pueden ser fatales. A la larga sin embargo, el sistema fallará si se continúa ser un fabricante o gestor convencional.

Aunque Lean sea un cambio enorme para el proceso en el corto plazo, a largo plazo se desarrollará un sistema que es estable y simple.

 

 

¿Por qué hay  que implantar los conceptos lean en la oficina?


Lean Manufactiring no puede estar aislado del proceso total. Para obtener los beneficios reales de todos los esfuerzos realizados en la Organización y normalmente al empezar en la planta de fabricación, es esencial transmitir esas mejoras a los clientes.

Esto exige que toda la organización esté alineada de forma que el flujo de valor no está interrumpido a través de todo el proceso. Este quiere decir que cada actividad en su organización debe estar orientada a eliminar despilfarro del sistema y crear el valor.

Por ejemplo, si su equipo de personas en distribución está operando en lotes de petición de transporte cada 8 horas, es decir se envían artículos cada día, no hay ninguna ventaja de tener un WIP de una hora en producción. Aunque esto podría ayudar a su planta de fabricación, en la visión global (big picture) el WIP de su organización es de 8 horas desde el punto de vista de un cliente. Esto justifica que cada actividad debe estar alineada con los esfuerzos Lean. Transformando su centro de distribución en un centro de distribución lean, se puede realizar un reparto de los productos a sus clientes en cantidades más pequeñas que hace que los esfuerzos de mejora sean beneficiosos para el cliente de final.

¿Cuáles son las diferencias entre lean manufacturing y lean office?

Una oficina lean puede ser descrito como un lugar donde el desperdicio es eliminado para ofrecer a los clientes internos y externos un mejor servicio. Casi todos los principios usados en entorno manufacturero pueden ser utilizados en también este entorno. La eliminación del trabajo en curso, flujo continuo, o estandarización son algunos ejemplos.

A pesar de que hay muchas semejanzas, hay algunas diferencias que debo resaltar para que se realice una adecuada transformación de su oficina hacia una oficina lean. En el contexto de fabricación los desplifarros son visibles y pueden ser cuantificados mas fácilmente. Por ejemplo es muy fácil identificar la cantidad de Work In Progress (WIP)  disponible en su planta de fabricación. Pero cuando entramos en la oficina, es difícil identificar la cantidad del trabajo pendiente que cada puesto de trabajo tiene. Por otro lado el trabajo de la oficina involucra y relaciona a la vez a muchas personas en actividaes comunes. Esto hace difícil evaluar  el problema y por lo tanto proponer la solución.

Por otro lado la cultura en la oficina es diferente de la cultura de fabricación. Es más informal por naturaleza. Esto hace que definir los roles en el trabajo y asignar las responsabilidades sea mas difícil.

Pero por otro lado el contexto para llevar a cabo los cambios en una oficina es más fácil comparado con un ambiente de fabricación. Los cambios físicos a desarrollar son menores tanto para el equipo de la oficina como para los procesos. La transformacion se puede desarrollar por pasos, y la formación es mas sencilla. Esto hace más fácil dirigir los cambios y monitorizar los resultados fácilmente.

Los Siete Despilfarros interpretados en un entorno administrativo

 El secreto de la mejora de las operaciones desde la óptica Lean es una poderosa  y continua Caza de desplifarros.

Juan Torrubiano 04 spLa definición de desplifarro (muda) es bastante sencilla: cualquier actividad desarrollada por una organización que absorba recursos y no cree “valor” para el cliente (Cliente o empresa).

La importancia de desplifarros existentes en una organización es enorme si nos fjiamos en los resultados alcanzables con el Sistema Toyota.

Desplifarros por  tiempo o esperas

El desplifarro por esperas se manifiesta cada vez que un un operador no desarrolla ningún trabajo, quedando a la espera de un acontecimiento sucesivo porque la organización del trabajo no se lo permite.

Esperar la firma de aprobación de un documento o la información sobre la forma de archivar un documento o un impreso (a causa de ausencias, cometidos etc); esperar la reparación de ordenadores, fotocopiadoras, etc, para poder desarrollar un trabajo; esperar a otras personas antes de empezar una reunión.

Las causas pueden ser múltiples, desde la falta de disponibilidad de documentos y material por parte de los proveedores o del almacén, hasta la rotura de los equipos utilizados.

Desplifarros por transporte

En un servicio se desarrollan numerosas actividades de transporte por varios tipos de equipos y/o  personas.

Estas actividades no producen valor añadido y en ciertas situaciones crean defectos o daños.

El desplifarro debido al transporte es el más sutil, y puede perjudicar la productividad de una oficina o sección puesto que:

  1. A menudo se subestima, a pesar de que los trabajadores malgasten una parte importante de su tiempo en la búsqueda y traslado de materiales o documentos
  2. Se considera un desplifarro con el cual se convive y como tal no se pone en discusión.

En las áreas transaccionales de las organizaciones existen en muchos casos  personas que tienen como actividad principal el traslado de documentos y otro material de una oficina a otra.

Desplifarros de proceso

En el proceso de prestación del servicio en áreas administrativas a menudo se realizan  operaciones que esconden desplifarros, a causa de la falta de precisión del proceso de las diferentes fases o de una tecnología de equipos e instalaciones inadecuada.

Evitar el desplifarro de proceso es posible, intentando eliminar las actividades que no añadan valor, como:

§  Fases que, aun presentes en el desarrollo del servicio, no son consideradas como valor añadido por el cliente final.

§  Fases añadidas para poner remedio a otras precedentes no perfeccionadas. Piénsese, por ejemplo, en la necesidad de prever unas fases de control dentro de un proceso para comprobar la calidad de las actividades desarrolladas. Esta actividad de control, generalmente, inútil, acostumbra a desarrollarse en muchas fases del proceso, sin analizar la raíz donde se genera el problema.

§  Fases que no son necesarias para lograr prestaciones técnicas requeridas por el servicio.

Un ejemplo de fase inútil puede ser  la realización de actividades manuales cuando pueden automatizarse.

Otras formas de desplifarros son la solicitud de firmas de aprobación múltiple de personas cuya autorización es superflua, recogida de datos que nadie utiliza,  solicitar grabaciones de datos dobles o innecesarios, escribir manualmente cuando es posibile utilizar el ordenador, o realizar copias de un documento cuando archivarlo sería suficiente.

Desplifarros por inventario

Con el término inventario se identifica todo lo que se queda parado en espera de ser utilizado en una actividad, ya sean documentos o materiales. Durante todo el tiempo que se quedan parados, obviamente, no se añade ningún tipo de valor.

El desplifarro por inventario es una costumbre difícil de corregir, porque representan un margen de seguridad que las personas procuran mantener.

Un punto crítico: es bueno relacionar este desplifarro con el factor tiempo. El tiempo es un recurso de valor en las actividades de servicio, y una unidad de trabajo o una carpeta dejada en una mesa de un empleado constituyen un desplifarro.

El exceso de inventario (por ejemplo, execeso de documentos de solicitud, de folletos informativos, etc) quita espacio y puede convertir al material obsoleto o la documentación si las peticiones de trabajo cambian.

 

Desplifarros por movimientos

A menudo el concepto de trabajo se confunde con el de movimiento. El trabajo útil es aquel  tipo especial de movimiento que produzca valor.

Los movimientos improductivos pueden subdividirse en desplazamientos y acciones improductivas.

Los desplazamientos pueden hacerse necesarios por unos lay-out (distribución del lugar del trabajo) mal diseñados o estructuras inútilmente sobredimensionadas.

Sin embargo, las acciones improductivas se deben a la falta de estudio ergonómico de los puestos de trabajo.

El desplifarro por movimientos en muchos casos está puesto en evidencia por el indicador que podemos llamar “contenido de trabajo”. Este factor se puede calcular como la relación entre el tiempo efectivamente empleado al añadir valor y el tiempo total de la operación.

Por ejemplo: un trabajo que un operador desarrolla en 10 minutos, en los que 6 minutos estan dedicados a realizar una operación que aporta valor y  4 minutos se desprecian en movimientos (desplazamintos como ir a buscar documentación a un archivo), realmente sólo el 60% del tiempo se destina a realizar el contenido real del trabajo.

En el caso de oficinas, el desplazarse de la mesa a la fotocopiadora, buscar un documento en la mesa de un compañero, coger documentos que tendrían que estar al alcance de la mano, son desplifarros bastante comunes.

Desplifarros por defectos

Este desplifarro se manifiesta cuando se desarrollan actividades de forma incorrecta y que por lo tanto deben volverse a hacer o requieren unas correcciones. Este desplifarro incluye también la pérdida de productividad asociada a la interrupción de un proceso normal a causa del defecto ocurrido.

La falta de consecución de los estándares de calidad solicitados, a menudo comporta unos  gastos financieros para la organización, además de comprometer su imagen.

Por lo que a las actividades desarrolladas en las oficinas se refiere, estos desplifarros  significan corregir errores en documentos; archivar documentos en el sitio equivocado; gestionar reclamaciones con respecto al servicio; comprobar errores provocados por informaciones equivocadas o poco claras.

 

Desplifarros por Sobreproducción

El desplifarro por sobreproducción se manifiesta cada vez que se decide realizar algo que todavía no ha sido solicitado por los ciudadanos o por las unidades internas, o se produce  en una cantidad superior a la necesaria.

Esta elección comporta un empleo adelantado de recursos.

Gastar recursos, como material, personas y espacio más rápidamente de lo necesario lleva consigo otros tipos de desplifarros.

En las actividades desarrolladas en las oficinas, se trata de evitar hacer copias de un impreso que nunca se utilizará; enviar copias de documentos a una relación a personas que no la solicitaron y que jamás van a leer; trabajar grandes cantidades de documentos que luego irán esperarando en la siguiente mesa o  fase de trabajo.

Desarrollar actividades antes de que se pidan o hacerlas demasiado rápido no mejora la eficiencia.

A menudo se llega al desplifarro de sobreproducción por la sensación de seguridad que ofrece el hecho de tener siempre algún material o unos documentos ya preparados, procurando así satisfacer al cliente y minimizando  su espera.

LEAN es un probado sistema para eliminar o minimizar el desplifarro querer resulta de la producción de bienes y servicios en el coste posible más bajo. Simplemente no es un programa de limitado a un taller de fabricación. Lean es cada sistema, cada proceso, y cada empleado dentro de la compañía y debe extenderse para poder incluir de forma completa a la cadena de suministro e incluso a sus proveedores y  sus clientes también.

Unicamente cuando se ha integrado la actividad administrativa podremos decir que se empieza a ser una organización Lean.

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Beneficios de la Lean Office.

Beneficios de la Lean Office.

Cuando se aplica  Lean en Organizaciones en procesos administrativos puede afectar a todos los niveles de la misma

Nivel de la empresa: racionaliza y acelera esos procesos que se relacionan con clientes externos y proveedores como el asiento de pedidos, el servicio al cliente, el procesamiento de facturas pendientes, el proceso comercial y de ventas, la investigación y desarrollo, el desarrollo de producto y la distribución.

Nivel organizativo: racionaliza procesos clave de soporte (por ejemplo. Tecnología de la información, recursos humanos, ingeniería, compras), identifica los requisitos del cliente internos y de valor, mejora la comunicación y la cooperación inter funcional.

Nivel departamental: Enfocados sobre los objetivos, reduce las actividades que requieren el tiempo pero añaden poco valor, mide la cadencia de la operación (Takt Time), crea un flujo para reducir los errores, implanta Pull y los sistemas de Kanban y usa Gestión visual para identificar el flujo de las actividades.

Nivel individual: reduce el papeleo, las actividades manuales y los errores usando procedimientos de trabajo estándar, mejora la organización interna, y aclara los roles individuales, las responsabilidades y los objetivos.

Y por que si hay beneficios no se usa en procesos transaccionales?

Si aplicar los mismos conceptos y herramientas/técnicas que se han usado en los procesos industriales de forma sencilla ha provocado grandes benficios, ¿por que no se ha utilizado y desplegado el uso en áreas no fabriles? Causas comunes suelen ser:

·         Falta de claridad en los flujos de los “productos”.

·         Limitación en los datos existentes.

·         Falta de conocimiento del «Desperdicio» y de las actividades de no valor añadido en ambientes de la oficina

Es común que proyectos lean empiecen con la realización de un mapa de flujo de valor (Value Stream mapping). A menudo, esto es un desafío en un ambiente de oficina donde hay muchos y pequeños flujos de valor que se conectan y cruzan entre si, no siendo habitual un único y claro “flujo de producto”. Además, estos flujos de valor no podrían ser visibles (por ejemplo se desarrollan  electrónicamente), o la frecuencia de repetición es muy limitada. Sin embargo, los flujos múltiples de la demanda del cliente y la necesidad a lo largo de cada puesto de trabajo, persona que presta el servicio y sistemas de información deben ser identificados y ordenados para obtener una fotografía exacta del proceso.

La mayoría de las organizaciones recogen datos limitados sobre procesos administrativos. Lean office pone el un alto énfasis sobre los datos  para tomar decisiones basadas en los hechos y en la observación directa.

Los típicos datos para el nivel de planta en una fábrica incluyen el tiempo de ciclo y el tiempo de cambio. Para soporte y operaciones administrativas, determinar qué datos incluir depende de qué preguntas está tratando de responder a través del flujo de valor y de cómo se define el «Producto» producido por estas operaciones administrativas.

Por ejemplo, si su objetivo es reducir días en facturación, podría ser provechoso definir «Facturas» como el producto y identificar el número total de facturas tratadas, el tiempo de ciclo y tiempo de espera para el procesamiento y archivo, y tiempo de ciclo total. De esta información, se puede determinar dónde existen los cuellos de botella y barreras más probables y eliminar áreas del desperdicio en la implantación del nuevo proceso.

Para que Lean sea exitoso, todas actividades dentro de un flujo de valor deben dividirse en una de tres categorías:

– de valor añadido – añadir valor (cambiando forma o función)  al producto o el servicio

– de valor no añadido – el trabajo que no puede añadir el valor directamente a un producto o al servicio, pero es actualmente requerido por razones de negocio o reguladoras

* despilfarro – el no valor – causa el trabajo que puede ser eliminado inmediatamente

A veces es simple determinar si una acción es de valor añadido en un entorno manufacturero. Pero, para la mayoría de las actividades de soporte y actividades administrativas, a veces, todo parece no valor añadido. Por lo tanto, el desafío se pone a la hora de determinar la diferencia entre las actividades de no valor añadido pero necesarias y el desperdicio.

 

Lean Office: Lean comienza con principios, no con reglas

Juan Torrubiano 26 spUnas altas expectativas de los clientes , las presiones de reducir costes, los márgenes cada vez mas reducidos son situaciones que nos encontramos cada día.

Lean Manufacturing, o en este caso Lean Office es una filosofía de trabajo en la cual el valor generado para el cliente dirige las operaciones y ha facilitado una solución para muchas organizaciones eliminando actividades de no valor ayudando a reducir tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad y la entregas.

Lean no es un nuevo concepto en la industria fabril. Durante más de 25 años, Lean ha sido puesto en práctica con éxito sobre talleres para eliminar el desperdicio e incrementar los beneficios. Es recientemente cuando las compañías están usando la lean office como un factor clave de productividad para racionalizar y eliminar el despilfarro de las oficinas y de procesos administrativos y así conseguir ahorros de base.

Si consideramos que mas del 60 por ciento de todos los costes relacionados con conocer la demanda del los clientes son costes de administración o no directamente relacionados con actividades productivas, debemos aplicar y mantener los en toda la Organización para ser realmente LEAN.

Lean comienza con principios, no con reglas.

Cuando queremos establecer un sistema duradero especialmente en áreas no productivas y robusto a las influencias exteriores, tenemos querer asumir que es un viaje largo y con una alta disciplina tanto en aprendizaje como en compromiso y el liderazgo.

No se trata de imitar a Toyota, esto es insuficiente y puede resultar en un desastre. La transformación Lean es un proceso que requiere de tiempo y del mencionado compromiso para incorporar unos principios a cada una de las actividades realizadas.

Los principios, las reglas, la teoría y los conceptos son todos ejemplos de modelos.

Los modelos son por definición simplificaciones de la realidad. Al ser simplificaciones, no hay un modelo, no una única teoría que abarque todo y sea infalible al uso. Al mismo tiempo, necesitamos que los modelos nos guíen en la acción en la toma de decisión. Hay una serie de principios que pueden servirnos de guía cuando aprendemos, experimentamos y transformamos nuestras organizaciones.

Estos principios son la base para organizar y alinear la organización para la transformación lean y generar un mensaje homogéneo a su organización. A la vez instaurar unos principios provoca compartir la visión entre aquellas personas que están comprometidas con el proyecto de transformación. Cuando en la Organización no hay un modelo compartido, el equipo responsable de la transformación lean tendrá palabras con los significados diferentes, herramientas con los propósitos diferentes, y proyectos que irán hacia diferentes direcciones. Es por eso por lo que los miembros del equipo directivo deben estar con un modelo mental similar, convirtiéndose este hecho en un elemento crítico para el éxito de la transformación.

Los cinco principios definidos por sus creadores, Womack y Jones son los siguientes:

PRIMERO

El punto de partida básico para el pensamiento Lean es el valor. El valor sólo puede definirlo el cliente. Y solamente es significativo cuando se expresa en términos de un producto específico (un bien o servicio, y a menudo ambos a la vez) que satisface las necesidades del cliente con unas características determinadas, en un momento determinado.

SEGUNDO

Una vez identificado el valor, deben eliminarse todas aquellas actividades que no aportan valor a un proceso, es decir los despilfarros (o muda en japonés).

El análisis del flujo de valor muestra la existencia de tres tipos de acciones a lo largo del mismo:

  1. se descubren muchos pasos cuya creación de valor es inequívoco,
  2. se descubren muchos otros pasos que no crean valor alguno, pero son inevitables de acuerdo con la tecnología actual y los recursos disponibles (muda tipo I) y,
  3. surgen pasos adicionales que no crean valor alguno y pueden evitarse de modo inmediato (muda tipo II).

TERCERO

Según Womack y Jones una vez se ha especificado de forma precisa el concepto de valor, se ha graficado el flujo de valor y se han eliminado las etapas cuyo despilfarro es evidente, el tercer paso consiste en hacer que fluyan las etapas creadoras de valor que quedan.

CUARTO

El cuarto principio sugiere que la capacidad de diseñar, programar y hacer exactamente lo que el consumidor desea, significa que podemos olvidarnos de las previsiones y suministrar simplemente lo que los consumidores realmente dicen que necesitan. Es decir, podemos dejar que sea el cliente quien atraiga (pull) el producto de acuerdo con sus necesidades, en lugar de empujar (push) productos, a menudo no deseados, hacia el consumidor.

A medida que las organizaciones empiezan a especificar el valor de modo preciso, identificar la totalidad del flujo de valor, a hacer que las etapas creadoras de valor para los productos específicos fluyan constantemente, y dejan que sean los consumidores quienes atraigan hacia sí (pull) valor desde la empresa, algo muy extraño empieza a suceder. Las personas involucradas caen en la cuenta de que no hay límite en el proceso de reducción de esfuerzo, tiempo, espacio, coste y fallos, mientras ofrecen un producto/servicio que está cada vez más cerca de lo que el consumidor verdaderamente desea.

QUINTO

La perfección. Repentinamente, la perfección, el quinto y último principio del pensamiento lean, no parece una idea disparatada. ¿Por qué debería ser así? Porque los cuatro principios iniciales interactúan entre sí formando un círculo virtuoso.

Al hacer que el valor fluya más rápidamente, siempre se deja al descubierto muda que estaba oculto. Y cuanto mas pull se haga, más se pondrán de manifiesto los obstáculos al flujo, que de esta forma podrán ser eliminados.

El reto ahora es ponerlo en práctica.

 

KANBAN para lograr la eficiencia con Metodología Lean Healthcare

Implantación del Kanban y su aplicación en SanidadJuan Torrubiano 02 h

La crisis actual en sanidad  y la necesidad de reorientar su gestión para hacer las organizaciones más dinámicas, competitivas y eficientes es un tema que ya han resuelto otros sectores (automoción, aeronáutica,…) desde hace décadas. Ahora mas que nunca es el momento de su desarrollo en sanidad.

La Técnica del Kanban  es totalmente aplicable en sanidad ya que contribuye  a reforzar los requerimientos del cliente interno y externo que demandan mayor flexibilidad, rapidez y eficiencia.

El sistema Kanban de forma conceptual se basa en que cada producto se encuentra almacenado en dos cajones. Cada cajón contiene la misma cantidad de material. El cajón anterior está marcado con una tarjeta verde y cajón trasero o posterior está marcado con una tarjeta roja. Cuando se acaba el material del primer cajón el personal sanitario extrae la tarjeta verde, depositándola en el lugar habilitado para ello y continúa consumiendo del segundo cajón. Si se agota el material del segundo cajón se extrae la tarjeta roja, depositándola igualmente en el lugar habilitado para ello. El personal de almacén realiza la lectura de las tarjetas mediante una pistola lectora de códigos de barras originando el pedido de material al almacén general que es repuesto depositándolo en el cajón correspondiente junto con su tarjeta.

La simplicidad del sistema hace que sea realmente operativo proporcionando las siguientes ventajas:

a) Permite al personal sanitario liberar tiempo para dedicarlo a la actividad sanitaria ya que no tiene que encargarse de:

Inventariar y transmitir informaticamente los pedidos a almacén
Reponer el material en las estanterías
Revisar las caducidades y/o mermas de material

b) El material se encuentra claramente identificado y localizado, tanto físicamente como informáticamente (esto no sucedía en el sistema push) por lo que las roturas de stock de una unidad podían ser automáticamente resueltas al conocer de forma inmediata el stock y su localización exacta en cualquier otro subalmacén del hospital.

c) La implantación de armarios estandarizados facilita al personal asistencial localizar el material en cualquier departamento. De hecho podría señalarse que la principal sistemática de 5S (seiri-organización, seiton-orden, seiso-limpieza, seiketsu-control visual, shitsuke-disciplina y hábito) implantada en un hospital es el sistema Kanban.

d) Reduce drásticamente el stock en las unidades y en el almacén general, ya que sólo se suministra cuando se ha consumido el material, es decir, cuando hay tarjeta.

 En la actualidad, si una organización no es lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios del mercado se podría decir que esa empresa estará fuera de competencia en muy poco tiempo.

¿Que es ser flexible?, de acuerdo a su definición literal es «Que se puede doblar fácilmente, que se acomoda a la dirección de otro», esto aplicado a nuestros procesos se traduciría, «que se acomoda a las necesidades y demanda del cliente», tanto de diseño, calidad y entrega.

La necesidad de producir eficientemente sin causar trastornos ni retrasos en la entrega de un producto o servicio determinado es un factor de suma importancia para las organizaciones que desean permanecer activas en un mercado como el actual, que exige respuestas rápidas y cumplimientos en calidad, cantidad y tiempos de entrega.

Por lo tanto, la implementación de sistemas más eficientes ha llegado a ser un factor que se debe marcar como primordial por implementar en cualquier tipo de organización.

El sistema Kanban, conocido como sistema de «pull», tiene sus propias características a la hora de funcionar, pues las máquinas o los procesos no se ponen en marcha hasta que se les solicita que lo hagan, de manera que no se generan inventarios innecesarios que quizá al final queden como excedentes.

El sistema de producción «pull» está soportado por el kanban, una metodología de origen japonés que significa «tarjeta». Esta técnica sirve para cumplir los requerimientos de material en un patrón basado en las necesidades de producto terminado, que son los generadores de la tarjeta de kanban, y que se enviarían directamente a los procesos para que procesen solamente la cantidad requerida.

 

El sistema Kanban funciona bajo ciertos principios, que son los que a continuación se enumeran:

Eliminación de desperdicios.

  1. Mejora continua
  2. Participación plena del personal
  3. Flexibilidad de la mano de obra
  4. Organización y visibilidad

Kanban debe ser utilizado como una herramienta para lograr una ventaja competitiva ya que su fin último es entregar productos a tiempo, con la calidad que requiere, y a un mejor precio.

Hoy en día la mayoría de las empresas buscan aumentar la eficiencia de sus procesos y ser más efectivos, aquí es donde entra Kanban como una ayuda muy útil y efectiva.

 

Kanban nos servirá para lo siguiente:

  • Poder empezar cualquier operación estándar en cualquier momento.
  • Dar instrucciones basados en las condiciones actuales del área de trabajo.
  • Prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas órdenes ya empezadas y prevenir el exceso de papeleo innecesario.

Es importante que el todo el personal comprenda como un sistema Kanban va a facilitar su trabajo y mejorar su eficiencia.

 

Se considera que son 4 las fases principales para una buena implantación del sistema Kanban. Estas son:

Fase 1. Formar a todo el personal en los principios de KANBAN, y los beneficios de usar KANBAN.

Fase 2. Implementar KANBAN en aquellos procesos con más problemas y en los que sea necesario evidenciar o sacar a la luz los problemas ocultos.

Fase 3. Implementar KANBAN en el resto de los procesos.

Fase 4. Realimentación. Esta fase consiste en la revisión del sistema KANBAN, los puntos de suministro y los niveles de stock de las tarjetas kanban.

Lean Healthcare Mejora de calidad asistencial y la gestión sanitaria

juan torrubiano 32 h     El sector de la Sanidad es susceptible, como cualquier otro, de los beneficios de las prácticas Lean.

En este artículo te mostraré cuáles son los beneficios y cómo adoptar líneas de desarrollo que te permitirán mejorar los servicios hacia los pacientes a la vez que obtienes mejores resultados y se fortalecen los sistemas en tu organización.
¿Qué Gerente o Director que se precie no desearía reducir de inmediato los despilfarros, aumentar los beneficios a la vez que se mejora el servicio, el rendimiento y las competencias de su equipo? ¿No le daría esto una enorme ventaja competitiva? Vamos a descubrir cómo conseguirlo.
Como hemos comentado en alguna ocasión, el pensamiento Lean y las prácticas asociadas implican la reducción de los despilfarros, la reducción de tiempo, minoración de esfuerzo y mejora de costes al tiempo que perfeccionan la calidad de los productos y servicios hacia una mejor satisfacción del cliente. Sus prácticas son consideradas como las mejores prácticas empresariales globales; especialmente a la luz de la reciente recesión mundial y tras las iniciativas globales hacia cero emisiones en todo el planeta, donde los Sistemas de Producción Lean & Green se han convertido en el nuevo paradigma de la excelencia en la generación y entrega de valor para las empresas más competitivas a nivel mundial, hecho que se suma a la necesidad milenaria de disponer de sistemas racionalizados y procesos optimizados.
Actualmente existe una brecha entre la literatura y el conocimiento conceptual con la práctica y aplicación real de la metodología Lean en Organizaciones de Servicios , en particular en el Sector Sanitario, que requieren del manejo de un conjunto de herramientas y estrategias para asegurar el control de los gastos, se eviten rendimientos infructuosos y no se tengan Clientes (y Pacientes) insatisfechos.

Las prácticas Lean se describen como calidad del producto y del servicio, confiabilidad, velocidad y eficacia de coste desde la visión del Cliente. Organizaciones como Toyota Y General Eléctric, se orientaron hacia las estrategias Lean que generan más ingresos con menos recursos. La oportunidad esta no solo en Sanidad, ya que en Organizaciones prestadoras de servicios (hoteles, restauración, turismo… ) son también especialmente propensos a las tareas que no agregan valor y a la generación de despilfarro en el esfuerzo, el tiempo, los recursos y el coste.

EL PENSAMIENTO LEAN
o LAS VENTAJAS LEAN
o LOS FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO DE UN PROCESO LEAN EN SANIDAD
o LAS RAZONES DEL FRACASO LEAN
o ¿ES EL LEAN UN SISTEMA DE REDUCCIÓN DE COSTES?
o EL PAPEL DEL LIDERAZGO EN UN PROCESO LEAN
o LAS 6 PRINCIPALES VENTAJAS DE APLICACIÓN DE LEAN HEALTCARE
1. Implanta una estrategia efectiva
2. Mantiene la satisfacción del paciente / cliente
3. Crea un valor diferencial para las personas a través de procesos eficientes.
4. Asegura la eficiencia de los procesos
5. Mejora la productividad
6. Desarrolla ventajas competitivas que garanticen los compromisos

o LOS 5 DESAFIOS para la implantación de LEAN HEALTCARE
1. Dar a conocer las prácticas Lean y las implicaciones de su puesta en marcha.
2. Implantación de una Estrategia Lean
3. Mejorar la percepción de los empleados
4. Hacer visibles las ineficiencias y despilfarros
5. Evitar la destrucción de valor

Las economías abiertas y la feroz rivalidad global son apremiantes para muchas organizaciones donde se debe prestar una mayor atención a los costes y aumentar la eficiencia operacional.
El pensamiento Lean como estrategia de gestión lo podemos definir como “todas las herramientas, técnicas y prácticas organizativas destinadas a reducir los despilfarros y aumentar la productividad”. La estrategia Lean Management se ha popularizado debido a su simplicidad y aplicabilidad en una amplia gama de sectores, y la práctica Lean también se considera ya como una estrategia de mejora operativa.
Sin embargo, la percepción de los empleados y directivos pueden diferir dependiendo de la visión a corto o a largo plazo de la estrategia de implementación y los resultados obtenidos.
Los desperdicios ocultos y típicos son tiempos muertos de los equipos, reanudación tras las interrupciones, tiempo de preparación largos, falta de interacción entre procesos, ,… y la gestión de estos despilfarros invisibles presenta un importante desafío de gestión Sanitaria, en el que las practicas Lean pertinentes y aplicables a cualquier proceso que se convertirá en la reducción de Pendientes de Cita, Demoras, y Reprogramaciones. ¿Te imaginas?

LAS VENTAJAS LEAN

Las ventajas de emplear prácticas Lean son, fundamentalmente, la mejora continua en los procesos de la organización, especialmente en las prácticas operacionales, y el aumento de eficiencia en la cadena de prestación del servicio que conduce a la creación de valor para los Pacientes. Esto implica un esfuerzo continuo en la eliminación de aquellas actividades que no agregan valor al proceso asistencial o no asistencial, así como la creación de beneficios que atraerá a los Clientes / Pacientes.

LOS FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO DE UN PROCESO LEAN EN SANIDAD

A pesar de los grandes éxitos en algunas organizaciones y la popularidad generalizada de Lean como estrategia empresarial, su tasa de fracasos ha sido tan alta como el 90% de los casos investigados, ya que la comprensión deficiente del contexto organizativo es un factor que contribuye a la implementación Lean insostenible.
La puesta en práctica de Lean conlleva una colección de factores críticos de éxito (FCE), que pueden llevar al éxito o fracaso del programa Lean. Estos FCE se dan tanto en la cultura de la Organización como en el liderazgo así como en los planes de implantación, en los que la existencia o no de una oficina de promoción interna que esté encargada de conseguir que los interesados estén a bordo puede ser fundamental.
Aunque siempre se asegura lo contrario, no tenemos muy claro que las herramientas puedan ser aplicadas de forma indiscriminada. Por lo tanto, las herramientas pueden ser adecuadas o no en función de la situación y de los contextos organizacionales, pues los diferentes contextos organizacionales pueden necesitar diferentes herramientas lean, que, combinados con factores críticos de éxito específicos, pueden requerir otras aplicaciones, como el apoyo en formación y entrenamiento, o en facilitar la toma de decisiones, lo que permitirá una resolución de problemas rápida y en consecuencia una efectiva mejora de los procesos.

LAS RAZONES DEL FRACASO LEAN

Hay muchas razones que se consideran como causantes del fracaso, llamando fracaso a la no sostenibilidad del sistema implantado. Por ejemplo:
• la falta de gestión de conocimiento sobre la metodología
• la Resistencia al cambio del equipo.
• la errónea creencia que equipara el Lean a una táctica cuyo único fin es la reducción de costes y el aumento de la carga de trabajo para el equipo, siendo esta ultima la más importante.

¿ES EL LEAN UN SISTEMA DE REDUCCIÓN DE COSTES?

Como decíamos, esta es una de las causas del fracaso de la implementación de un sistema Lean. Esta percepción en el empleado y sindicatos, junto con la equivocaca idea de que el sistema Lean no puede aplicarse en un entorno sanitario, son un foco de resistencia al cambio. Ser conscientes que esta metodologá surge en el seno de la industria automovilística hace a muchos pensar que solo es válida para este sector y, nada más lejos de la realidad. Sin embargo, que la implementación de Lean en la atención médica a menudo sea apoyada por Consultores de la Industria, cuyo conocimiento del contexto de la atención médica es limitado, , genera reacciones negativas del personal.
El pensamiento Lean no debe confundirse con la reducción de costes, ya que su énfasis está en la reducción de despilfarro o eliminación de gastos superfluos en los procesos operativos. El respeto de la Organización hacia las personas y la importancia de la dimensión humana en la implementación y el mantenimiento de la estrategia Lean fue el punto culminante de la iniciativa de la mejora de la cadena de valor de Toyota y lo será en cualquier proceso de implementación en cualquier empresa o sector.

EL PAPEL DEL LIDERAZGO EN UN PROCESO LEAN

Es un error poner el énfasis en las herramientas Lean más que en los aspectos humanos y organizativos, tales como la mejora continua, la gestión del cambio, la construcción de la cultura y el respeto a las personas, pues, sin duda alguna en ello radica el reto. El ejercicio de un liderazgo ético, la construcción de una cultura de búsqueda de la perfección, así como la construcción de relaciones entre clientes y proveedores internos y externos es crucial. Por ello, no tendremos éxito si este proceso es fruto de una decisión unilateral, aplicada en sentido vertical y sin el adecuado proceso de comunicación con el equipo.
Sin embargo, los problemas de las personas son amplios y complicados, lo que hace el papel de liderazgo de vital importancia. Sugerencias prácticas incluyen la participación de un alto ejecutivo responsable de la implementación Lean, apoyados y guiados por un facilitador experimentado. Además, la implicación de los profesionales de Recursos Humanos debe provocar un cambio de cultura Lean en el conjunto de la organización.
Debido a la alta tasa de fracaso de Lean en la fabricación fundamentdo en las razones antes expuestas, los investigadores y consultores lean están cambiando cada vez más su enfoque a los aspectos humanos, que incluyen el aprendizaje organizacional, la construcción de la cultura y la gestión del cambio de forma efectiva.
En el sector sanidad he constatado que una combinación de amplia participación y formación profesional para los empleados que se enfrentan a la atención, así como una cadena de valor de servicio coordinada, han sido vitales para el éxito de la sostenibilidad de proyectos Lean.

En el sector sanidad he constatado que una combinación de amplia participación y formación profesional para los empleados que se enfrentan a la atención, así como una cadena de valor de servicio coordinada, han sido vitales para el éxito

La piedra angular de Lean Healthcare es desarrollar una cultura en la que el personal esté capacitado y se motive para hacer mejoras. El personal sanitario debe centrarse no solo en atender a los pacientes, sino también en encontrar mejores formas de cuidarlos mejor. Sin embargo, las actividades como el desarrollo de una cultura y el empoderamiento de las personas para la mejora continua a menudo se descuidan.
• Al implementar la metodología en la atención médica, se debe prestar atención a la asignación de tiempo y recursos y a la creación de estructuras de apoyo con mayores responsabilidades y autoridad para los empleados, a una comunicación bidireccional, trabajo en equipo y reuniones de mejora regulares y frecuentes.

LAS 6 PRINCIPALES VENTAJAS DE APLICACIÓN DE LEAN HEALTCARE

Podemos identificar seis ventajas asociadas a poner en práctica Lean en el Sector Sanitario como las principales:
1. Implanta una estrategia efectiva
Lean facilita la implantación efectiva y aterrizada de la estrategia de la organización ya que:
• Provoca la identificación de factores críticos de éxito para la mejora continua de los sistemas.
• Facilita el despliegue en prácticas simples fácilmente implementables.
• Incorpora las herramientas adecuadas que simplifican el proceso.

2. Mantiene la satisfacción del paciente / cliente
Lean se estructura a través de la generación de valor para el cliente pues:
• Define una orientación clara para crear beneficios para el paciente.
• Sitúa al Cliente en el centro de la Organización.
• Establece el compromiso integral de todos los profesionales.

3. Crea un valor diferencial para las personas a través de procesos eficientes.
Tener respeto por las personas es uno de los principios sobre los que se articula la implantación de Lean Thinking. Trabajar en procesos eficientes facilita el trabajo de los profesionales y provoca:
• Control de los costes.
• Reducción del despilfarro.
• Un claro impacto en Resultados.

4. Asegura la eficiencia de los procesos
Los Procesos son el eje sobre el que se articula la mejora y la Estandarización de procedimientos operativos, facilita el control y la reducción del despilfarro a la vez que se desarrolla la:
• Mejora de la capacitación de las personas.
• Comunicación y Participación.
• Optimización de las actividades.

5. Mejora la productividad
Si queremos ser mejores en la prestación del servicio y dotar de mayor velocidad al sistema para tener menos esperas para el paciente tendremos que plantearnos este desafío de forma constante para:
• Mejorar la calidad del Servicio y de la Prestación.
• Provocar la reducción de la Variabilidad.
• Identificar mejora de resultados de los procesos.

6. Desarrolla ventajas competitivas que garanticen los compromisos
Mejorar las capacidades de la Organización y diferenciar la oferta de servicios basada en las necesidades de los clientes y de los pacientes es una ventaja que además en el Sector Sanitario implica:
• Capitalización del conocimiento.
• Gestión global de la cadena de valor.

Las ventajas de la aplicación Lean en el sector Sanitario parten de la mejora de la Eficiencia Operativa de sus organizaciones a través de la mejora en la creación de valor, lo que resulta en un aumento de los beneficios y experiencia mejorada para los pacientes.

LOS 5 DESAFIOS para la implantación de LEAN HEALTCARE

Podemos identificar cinco desafíos de las prácticas Lean a través de los proyectos realizados en el Sanidad y en Administración:

1. Dar a conocer las prácticas Lean y las implicaciones de su puesta en marcha.
El primer desafío da respuesta a la falta de conocimiento de la gestión de los principios, beneficios y prácticas lean. Se trata de dar respuesta a través de la utilización de las siguientes palancas en la organización para inducir mejoras en los procesos:
• Mejorar continuamente eliminando el despilfarro.
• Estandarización e implantación de prácticas simples para el uso diario.
• Estrategia Lean de fácil implantación.
• Identificación de otros factores críticos de éxito.
• Selección y utilización de las herramientas más eficaces y eficientes.

2. Implantación de una Estrategia Lean
El segundo desafío nace por que las Organizaciones normalmente no incorporan en su estrategia de gestión una estrategia Lean.
Este desafío dará respuesta a implantar Lean en procesos operacionales y facilitara tener una gestión integrada de los mismos.

3. Mejorar la percepción de los empleados
En el proceso de implantación debemos provocar el respeto a los profesionales, dejando un espacio para el aprendizaje y el error en la implantación de la metodología. La implantación genera resistencia al cambio, mejoras en los procesos y sistemas operativos donde la visión a corto plazo no siempre permite identificar las mejoras a largo plazo.
Ya hemos comentado que hace falta un liderazgo claro que permita la incorporación y mantenimiento de este nuevo enfoque en la organización.

4. Hacer visibles las ineficiencias y despilfarros
Hay que hacer visible el despilfarro que habitualmente se esconde en los procesos administrativos y en los flujos de información.
Hay que identificar el despilfarro invisible y los movimientos innecesarios, que junto con los tiempos de inactividad nos darán los primeros indicios para iniciar la búsqueda de oportunidades con la óptica Lean.

5. Evitar la destrucción de valor
Cuando hemos identificado las oportunidades de mejora que dan respuesta a los despilfarros habituales del sector, a veces surge la incapacidad organizativa para eliminar las causas raíz que no generan valor.
Evitar la destrucción de valor es el desafío fundamental a la hora de beneficiarse de las ventajas que nos da la implantación de Lean en Sanidad.
El enfoque tradicional en los profesionales de la salud, donde la autonomía clínica y las habilidades profesionales han sido los principios de la atención al paciente, ahora se complementan con la mejora de los procesos y el trabajo en equipo.
La orientación hacia evitar interrupciones del flujo y el trabajo en equipo han contribuido a aumentar la identidad de la tarea para los profesionales.
La implementación de la metodología Lean implica que los empleados tengan mayor responsabilidad para mejorar y administrar las actividades diarias. Esta es la principal aportación a la hora de realizar el proyecto de despliegue en Sanidad.
Y tu, ¿perteneces al sector y habéis intentado implementar un sistema Lean? Me encantaría conocer tu experiencia. ¡Cuentanosla en los comentarios!

LOTES GRANDES … LOTES PEQUEÑOS

CÁLCULO DEL TAMAÑO DE LOTE

A la hora de calcular los tamaños de lote que vamos a producir en el pacemaker , debemos tener en cuenta que su comportamiento va a condicionar al resto de procesos y, por tanto, nos interesa manejar secuencias de lotes pequeños que se traduzcan en pequeños inventarios a lo largo del flujo.

El tamaño de los lotes estará condicionado por el número de cambios de producto que se puedan llevar a cabo y se calculará de la siguiente forma:


$1        Partimos de la demanda de un día de producción y el tiempo disponible a lo largo de ese día (habiendo descontado el tiempo medio que se suele perder en paradas programadas e imprevistas).

$1        Consideramos un ritmo de producción igual al ritmo que marca el mercado, lo que llamamos “takt time” (tiempo disponible/demanda)

$1        El tiempo que nos sobre será el que dediquemos a los cambios de producto.

Trabajando el aumento de la disponibilidad en equipos y procesos junto con la reducción de los tiempos de cambio de producto conseguiremos aumentar el número de cambios, es decir, poder trabajar lotes cada vez más pequeños.

GESTIÓN DE LA VARIABILIDAD DE LA DEMANDA.

Una consecuencia de los lotes pequeños es que nos permiten responder en menos tiempo a la variabilidad de la demanda. De hecho, una herramienta que emplea el modelo Lean para regularla es el “Nivelado”, que consiste en obtener la secuencia de productos en agrupaciones con la mínima cantidad posible de cada uno, cuya repetición asegure cumplir con la demanda global de todos ellos. 

Otro aspecto que caracteriza al modelo Lean y que nos ayuda a ajustarnos a las fluctuaciones de la demanda es la “Flexibilidad”, la cual está directamente relacionada con la polivalencia, la disposición de los equipos y puestos de trabajo, y con los diferentes ritmos de producción que puede asumir la maquinaria.

Cuando hablamos de polivalencia tendemos a pensar en personal altamente cualificado, es decir, caro y difícil de conseguir. No es así, se trata de huir, en la medida de lo posible, de la especialización y buscar perfiles más generalistas que combinaremos con puestos de trabajo preparados para facilitar la polivalencia. Un puesto de trabajo se considera preparado para la polivalencia cuando tiene un estándar de trabajo que permite rotar al personal sin que apenas se noten diferencias en los resultados y tiempos obtenidos. Esta rotación de personal sobre un mismo puesto es clave para identificar mejoras que nos permitan ir perfeccionando el estándar de trabajo.

Una correcta disposición de los equipos y puestos de trabajo, buscando que estén lo más cercanos posibles entre sí, permite reducir el tiempo entre operaciones e incluso que una misma persona pueda hacerse cargo de diferentes operaciones, siempre y cuando su carga de trabajo se lo permita. Esto es lo que se conoce como “células flexibles”. Es importante equilibrar bien las cargas de forma que se mantenga el flujo (sin esperas) y la producción cumpla con el ritmo impuesto por el mercado.

Figura 7: Ejemplo de célula flexible en “U”

Por último, no debemos olvidarnos de la capacidad de las máquinas, también ellas deben poder adaptarse a los ritmos cambiantes del mercado. Es frecuente encontrarnos con máquinas que trabajan a una velocidad muy por encima del takt time, y sólo consiguen una saturación de las operaciones posteriores, generando un inventario innecesario.

Los principios que tan aparentemente son de aplicación en organizaciones de manufactura también han sido adaptados e implantados en otras organizaciones de servicios y públicas.

He tenido la fortuna de  ser uno de los pioneros en la aplicación de esta metodología en Sector Público y en la Sanidad en España, logrando resultados en donde ademas es necesario que las personas no tengan mas presión en su trabajo y donde el rendimiento del proceso está directamente vinculado a la motivación de las personas.