La idea de despilfarro , los principios Lean y las prácticas asociadas son aplicables a todos los sectores de las diferentes Organizaciones de igual forma. Lo que varia es la estrategía de puesta en practica y las herramientas lean aplicables. La principal diferencia que aparece en un entorno administrativo es la dificultad en ver que trabajo está esperando, cual está en proceso y cual está terminado, mientras que en un proceso manufacturero es sencillo identificar la materia prima, el producto en proceso de fabricación y el terminado. Tenemos que preguntarnos ¿cual es la materia prima en el proceso administrativo? ¿cuales son los documentos en espera? ¿qué es producto terminado? ¿cuál es la demanda?….
Doctor, ¿esto duele?
Lean es un sistema lleno de desafíos. Desafía la existencia de despilfarros y de ineficiencias en los sistemas. Desafía los modelos de pensamiento tradicional de las personas. Desafía las antiguas técnicas de la fabricación.
A la mayoría de las personas , inicialmente no les atrae implantar Lean Manufacturing. No quieren hacer esto debido a una razón simple. Implantar Lean duele en cualquier organización. Es como una operación hecha a un paciente. El dolor no puede ser evitado.
¿Por qué Lean duele? Lean descubre los problemas que son encubiertos con inventarios, retrasos y otra serie de trabajos adicionales. Nadie “quiere saber” los problemas que tienen en sus sistemas. Los quita de sus propias zonas de confort y los pone en otras o los aculta. Así que por qué poner el esfuerzo en hacer algo que a priori resulta incómodo.
Si no se lucha por la eficiencia , por eliminar el despilfarro no hay dolor, pero los daños a largo plazo pueden ser fatales. A la larga sin embargo, el sistema fallará si se continúa ser un fabricante o gestor convencional.
Aunque Lean sea un cambio enorme para el proceso en el corto plazo, a largo plazo se desarrollará un sistema que es estable y simple.
¿Por qué hay que implantar los conceptos lean en la oficina?
Lean Manufactiring no puede estar aislado del proceso total. Para obtener los beneficios reales de todos los esfuerzos realizados en la Organización y normalmente al empezar en la planta de fabricación, es esencial transmitir esas mejoras a los clientes.
Esto exige que toda la organización esté alineada de forma que el flujo de valor no está interrumpido a través de todo el proceso. Este quiere decir que cada actividad en su organización debe estar orientada a eliminar despilfarro del sistema y crear el valor.
Por ejemplo, si su equipo de personas en distribución está operando en lotes de petición de transporte cada 8 horas, es decir se envían artículos cada día, no hay ninguna ventaja de tener un WIP de una hora en producción. Aunque esto podría ayudar a su planta de fabricación, en la visión global (big picture) el WIP de su organización es de 8 horas desde el punto de vista de un cliente. Esto justifica que cada actividad debe estar alineada con los esfuerzos Lean. Transformando su centro de distribución en un centro de distribución lean, se puede realizar un reparto de los productos a sus clientes en cantidades más pequeñas que hace que los esfuerzos de mejora sean beneficiosos para el cliente de final.
¿Cuáles son las diferencias entre lean manufacturing y lean office?
Una oficina lean puede ser descrito como un lugar donde el desperdicio es eliminado para ofrecer a los clientes internos y externos un mejor servicio. Casi todos los principios usados en entorno manufacturero pueden ser utilizados en también este entorno. La eliminación del trabajo en curso, flujo continuo, o estandarización son algunos ejemplos.
A pesar de que hay muchas semejanzas, hay algunas diferencias que debo resaltar para que se realice una adecuada transformación de su oficina hacia una oficina lean. En el contexto de fabricación los desplifarros son visibles y pueden ser cuantificados mas fácilmente. Por ejemplo es muy fácil identificar la cantidad de Work In Progress (WIP) disponible en su planta de fabricación. Pero cuando entramos en la oficina, es difícil identificar la cantidad del trabajo pendiente que cada puesto de trabajo tiene. Por otro lado el trabajo de la oficina involucra y relaciona a la vez a muchas personas en actividaes comunes. Esto hace difícil evaluar el problema y por lo tanto proponer la solución.
Por otro lado la cultura en la oficina es diferente de la cultura de fabricación. Es más informal por naturaleza. Esto hace que definir los roles en el trabajo y asignar las responsabilidades sea mas difícil.
Pero por otro lado el contexto para llevar a cabo los cambios en una oficina es más fácil comparado con un ambiente de fabricación. Los cambios físicos a desarrollar son menores tanto para el equipo de la oficina como para los procesos. La transformacion se puede desarrollar por pasos, y la formación es mas sencilla. Esto hace más fácil dirigir los cambios y monitorizar los resultados fácilmente.