Automatización Inteligente de Procesos
Transformamos los procesos combinando personas, automatización e inteligencia artificial para mejorar la productividad y la eficiencia operativa.
Ayudamos a las organizaciones a identificar y desarrollar oportunidades de automatización en sus procesos administrativos, operativos y de gestión.
Combinamos nuestra experiencia en mejora y rediseño de procesos con tecnologías de automatización e inteligencia artificial para eliminar tareas repetitivas, reducir errores, agilizar las operaciones y mejorar la capacidad de respuesta.
No se trata solo de automatizar lo que hacemos, sino de mejorar cómo trabajamos.
Automatización orientada a resultados
Más eficiencia, menos actividades manuales y mayor capacidad operativa
Mayor productividad
Reducimos el esfuerzo dedicado a actividades repetitivas y facilitamos que los profesionales se concentren en tareas de mayor valor.
Menores costes operativos
Simplificamos procesos, eliminamos actividades innecesarias y reducimos el esfuerzo asociado a su ejecución.
Más calidad y control
Mejoramos la consistencia, trazabilidad y fiabilidad de las operaciones, reduciendo errores y reprocesos.
Mayor capacidad de respuesta
Agilizamos los procesos y mejoramos la coordinación entre personas, departamentos y sistemas.
Qué es la automatización inteligente de procesos
Transformar los procesos combinando organización y tecnología.
La automatización inteligente de procesos consiste en utilizar tecnologías digitales para ejecutar tareas, coordinar actividades y gestionar información, reduciendo la intervención manual allí donde no aporta valor.
Estas soluciones pueden combinar automatización basada en reglas, robots de software (RPA), flujos de trabajo, integración entre sistemas e inteligencia artificial.
No todas las actividades requieren la misma tecnología.
Algunas pueden automatizarse mediante reglas y conexiones entre aplicaciones. Otras necesitan interpretar documentos, clasificar información o gestionar situaciones variables, incorporando capacidades de inteligencia artificial.
Nuestro enfoque comienza por comprender y mejorar el proceso. Después seleccionamos las tecnologías que permiten conseguir el mayor valor operativo.
Qué procesos y actividades transformamos
Combinamos distintas capacidades para desarrollar procesos más ágiles, conectados e inteligentes.
1. Automatización y orquestación de procesos
Conectamos actividades, personas y sistemas para mejorar la ejecución de los procesos.
Automatizamos flujos de trabajo, circuitos de aprobación, verificaciones y transferencias de información.
Utilizamos workflows, integraciones y tecnologías de automatización para reducir intervenciones manuales y mejorar la coordinación y el seguimiento de las operaciones.
2. Colaboración entre personas y agentes inteligentes
Incorporamos nuevas formas de trabajo que combinan las capacidades humanas con la inteligencia artificial.
Los asistentes y agentes inteligentes pueden apoyar la preparación de información, la ejecución de tareas, la gestión de solicitudes y la coordinación de actividades.
Diseñamos procesos donde las personas y las soluciones automatizadas colaboran, estableciendo las responsabilidades, controles y niveles de supervisión necesarios.
3. Tratamiento inteligente de documentos e información
Reducimos el esfuerzo necesario para interpretar, verificar y gestionar información.
Incorporamos soluciones para clasificar documentos, extraer información, comprobar datos e identificar incidencias.
Estas capacidades permiten agilizar el tratamiento de pedidos, facturas, solicitudes y documentación administrativa, facilitando su incorporación a los procesos empresariales.
4. Integración de sistemas y aplicaciones
Conectamos las herramientas existentes para mejorar la continuidad de los procesos.
Integramos información y actividades entre ERP, CRM, aplicaciones corporativas y sistemas operativos.
Aprovechamos las capacidades de las plataformas existentes y las tecnologías de integración para evitar duplicidades, reducir transferencias manuales y mejorar la disponibilidad de información.
Identificación de oportunidades de automatización
Identificamos dónde y cómo transformar los procesos.
Analizamos las actividades, los flujos de información y el funcionamiento de las operaciones para identificar oportunidades de simplificación, automatización y colaboración con inteligencia artificial.
Evaluamos el volumen de trabajo, los tiempos, las actividades manuales, las excepciones y la información disponible, considerando también la viabilidad tecnológica y el retorno esperado.
Priorizamos las iniciativas según su impacto, complejidad e inversión necesaria, diferenciando las mejoras inmediatas de los proyectos que requieren transformar procesos completos.
¿Qué analizamos?
Volumen y repetitividad
Procesos con numerosas operaciones, tareas recurrentes o un elevado consumo de tiempo administrativo.
Reglas y estandarización
Actividades con procedimientos definidos, criterios de actuación identificables y resultados suficientemente previsibles.
Errores y reprocesos
Tareas que requieren introducir repetidamente información, realizar verificaciones manuales o corregir incidencias.
Tiempos y cuellos de botella
Procesos con esperas, retrasos, transferencias entre departamentos o dificultades para gestionar picos de actividad.
Información y sistemas
Disponibilidad y calidad de los datos, estructura de los documentos y posibilidades de conexión con las aplicaciones existentes.
Viabilidad y retorno
Beneficios esperados, complejidad técnica, inversión, mantenimiento, riesgos y plazo necesario para obtener resultados.
Priorizamos las oportunidades según su valor
El resultado es una cartera de iniciativas que permite distinguir entre mejoras inmediatas, automatizaciones de alcance limitado y proyectos que requieren transformar procesos completos.
Antes de automatizar, determinamos qué actividades deben mantenerse, simplificarse, eliminarse o realizarse de otra forma.
Automatización aplicada a las operaciones
Soluciones para problemas concretos de gestión
Automatización administrativa
Reducimos el esfuerzo dedicado a tareas de gestión y tratamiento de información.
Aplicaciones en registro de datos, facturas, conciliaciones, elaboración de informes, comprobaciones y circuitos de aprobación.
Automatización operativa
Mejoramos la coordinación y ejecución de las actividades empresariales.
Aplicaciones en gestión de pedidos, seguimiento de órdenes, actualizaciones entre sistemas, control de incidencias y flujos de validación.
Automatización de servicios
Agilizamos la atención y mejoramos la trazabilidad de las solicitudes.
Aplicaciones en clasificación de peticiones, distribución de tareas, gestión de consultas, seguimiento de expedientes y coordinación entre unidades.
Cómo implantamos la automatización inteligente
Del diagnóstico de los procesos a los resultados medibles.
Combinamos nuestra experiencia en mejora de procesos con capacidades tecnológicas de automatización, integración e inteligencia artificial.
Abordamos los proyectos desde una perspectiva operativa y económica, identificando las oportunidades de mayor valor y acompañando su implantación y seguimiento.
1. Diagnóstico de procesos y oportunidades
Analizamos los procesos, las actividades, los flujos de información y los sistemas existentes para identificar tareas repetitivas, errores, duplicidades y actividades que pueden simplificarse o automatizarse.
Evaluamos los volúmenes de trabajo, tiempos de ejecución, reglas, excepciones y necesidades de intervención humana.
Resultado: mapa de procesos y oportunidades de automatización.
2. Evaluación y priorización
Valoramos las oportunidades según su impacto operativo, potencial económico, complejidad técnica, disponibilidad de datos y riesgos.
Estimamos los beneficios esperados y seleccionamos las iniciativas con mejor relación entre valor, inversión y viabilidad.
Resultado: cartera priorizada de iniciativas y hoja de ruta de automatización.
3. Rediseño y diseño de la solución
Simplificamos los procesos y definimos su funcionamiento futuro, identificando las actividades que deben eliminarse, automatizarse o mantenerse bajo responsabilidad humana.
Seleccionamos las tecnologías adecuadas y establecemos las necesidades de integración, tratamiento de excepciones, seguridad y seguimiento.
Resultado: proceso rediseñado y especificaciones funcionales de la solución.
4. Validación e implantación
Desarrollamos y validamos las soluciones mediante pruebas y pilotos controlados antes de incorporarlas a la operación habitual.
Acompañamos la integración con los sistemas existentes, la adaptación de los procedimientos y la formación de los equipos.
Resultado: solución validada e implantada, con los correspondientes mecanismos de control.
5. Medición, optimización y escalado
Evaluamos las mejoras obtenidas frente a la situación inicial mediante indicadores de productividad, tiempos, calidad, capacidad y costes.
Analizamos el funcionamiento de las automatizaciones, identificamos desviaciones y desarrollamos acciones de mejora para mantener los resultados y ampliar las soluciones cuando resulte conveniente.
Resultado: beneficios evaluados y plan de mejora y escalado.
1. Diagnóstico de oportunidades
Analizamos los procesos para identificar actividades que pueden simplificarse, automatizarse o realizarse mediante nuevas formas de colaboración entre personas e IA.
2. Evaluación y priorización
Seleccionamos las iniciativas según su impacto operativo, viabilidad, complejidad, riesgos y retorno esperado.
3. Diseño y definición de soluciones
Diseñamos los nuevos procesos y definimos las actividades, responsabilidades, tecnologías e integraciones necesarias.
4. Validación e implantación
Validamos las soluciones, acompañamos su implantación y facilitamos la adaptación de los equipos a los nuevos procedimientos.
5. Medición y mejora continua
Evaluamos las mejoras en productividad, tiempos, calidad y costes, identificando nuevas oportunidades de optimización.
Automatización de flujos de trabajo
Conectamos actividades, personas y sistemas para agilizar procesos completos
La automatización no debe limitarse a ejecutar tareas aisladas.
Muchos problemas de eficiencia se producen en la coordinación entre departamentos: solicitudes que deben revisarse, información que se transfiere manualmente, aprobaciones que se retrasan o actividades cuyo estado resulta difícil conocer.
Mediante soluciones de workflow y orquestación de procesos, organizamos la secuencia de actividades y coordinamos su ejecución.
Principales aplicaciones
- Gestión y seguimiento de solicitudes.
- Circuitos de aprobación y validación.
- Asignación automática de tareas y responsables.
- Notificaciones, alertas y seguimiento de plazos.
- Coordinación entre departamentos y aplicaciones.
- Gestión de excepciones y derivación de incidencias.
El proceso puede combinar tareas automáticas, controles y decisiones que requieran intervención humana.
El resultado es una operación más ágil, coordinada y trazable, con menor dependencia de correos, documentos y gestiones manuales.
Automatización de tareas y actividades
Eliminamos trabajo repetitivo mediante automatización y RPA
Muchos procesos empresariales contienen actividades rutinarias que consumen tiempo, requieren introducir información manualmente o implican trabajar con varias aplicaciones.
Los robots de software o RPA permiten ejecutar determinadas tareas siguiendo reglas establecidas, interactuando con los sistemas empresariales.
Aplicaciones habituales
- Introducción, actualización y transferencia de información.
- Conciliaciones y comprobaciones entre registros.
- Descarga, preparación y distribución de informes.
- Verificación de datos y cumplimiento de reglas.
- Actualización de información en aplicaciones corporativas.
- Ejecución programada de operaciones repetitivas.
Estas soluciones permiten reducir intervenciones manuales y mejorar la consistencia de actividades previamente definidas.
La automatización puede funcionar de forma autónoma en tareas delimitadas o asistir a los profesionales durante su trabajo.
El objetivo no es sustituir indiscriminadamente actividades humanas, sino aprovechar mejor el tiempo de las personas y reducir el esfuerzo dedicado a tareas de bajo valor.
Automatización documental y tratamiento inteligente de información
Transformamos documentos e información en datos útiles para los procesos
Facturas, pedidos, solicitudes, albaranes, formularios y otros documentos generan numerosas tareas de recepción, clasificación, interpretación, registro y validación.
La automatización documental permite reducir el esfuerzo necesario para procesar esta información e incorporarla a los sistemas empresariales.
Cuando la información no está estructurada o requiere interpretación, pueden incorporarse tecnologías de reconocimiento documental e inteligencia artificial.
Qué podemos automatizar
- Recepción y clasificación de documentos.
- Identificación y extracción de información relevante.
- Comprobación de datos frente a reglas y registros.
- Identificación de discrepancias y campos incompletos.
- Preparación de registros para su incorporación a sistemas.
- Derivación de excepciones para revisión humana.
Una aplicación: la gestión de pedidos
Un pedido recibido por correo electrónico puede contener información que actualmente debe interpretar y registrar una persona.
Mediante un proceso automatizado es posible extraer sus datos, contrastarlos con la información disponible, identificar discrepancias y preparar su registro en el ERP.
Los casos que no cumplan los criterios establecidos pueden remitirse a un profesional para su validación.
La combinación de automatización e inteligencia artificial permite ampliar el alcance de las mejoras a procesos que trabajan con documentos e información no estructurada.
Integración con sistemas empresariales
Conectamos la información y los procesos sin necesidad de sustituir las aplicaciones existentes
En muchas organizaciones, la información se encuentra distribuida entre diferentes aplicaciones que no siempre están conectadas.
Esto obliga a repetir registros, transferir datos manualmente y realizar comprobaciones entre sistemas.
Analizamos cómo circula la información y definimos soluciones de integración que permitan automatizar los intercambios y mejorar la continuidad de los procesos.
Sistemas y aplicaciones
- ERP y sistemas de gestión empresarial.
- CRM y aplicaciones comerciales.
- Herramientas de gestión documental.
- Aplicaciones financieras y administrativas.
- Sistemas de producción, logística y operaciones.
- Plataformas de gestión de servicios y atención.
La integración puede realizarse mediante interfaces de programación (API), conectores, mecanismos de intercambio de datos o herramientas de automatización, en función de las capacidades de cada sistema.
Buscamos aprovechar la tecnología existente, evitar duplicidades y conseguir que la información esté disponible donde se necesita.
Consultoría de procesos y tecnología
Torrubiano & Asociados + aggity
Combinamos nuestra experiencia en mejora y transformación de procesos con las capacidades tecnológicas de aggity en automatización, agentes inteligentes, integración de sistemas e inteligencia artificial.
Esta colaboración nos permite abordar proyectos que conectan la transformación operativa con la implantación de soluciones tecnológicas adaptadas a cada organización.
¿Qué procesos puede automatizar o transformar su organización?
Identificamos las oportunidades de automatización, evaluamos su viabilidad y definimos las iniciativas con mayor potencial de mejora.